在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以世界500强旗下的一家教育服务品牌为例，该企业在财务数字化转型方面面临着诸多挑战。业务的快速发展使得企业的财务流程日益复杂，传统的财务管理模式已难以满足其需求。而合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其先进的解决方案，为该企业带来了全新的改变。
业务迷雾：教育品牌财务现状剖析
这家教育服务品牌业务广泛，涵盖了多种教育服务类型。随着业务的不断拓展，企业的业务、财务系统日益增多。然而，这些系统相互独立，形成了一个个“信息孤岛”。数据无法互通，导致结构化数据的提取变得异常困难。就拿报销单提交方式来说，员工在提交报销单时，由于系统间的不兼容，需要在多个系统中重复录入信息，极大地增加了工作负担。
电子发票的处理更是让财务人员头疼不已。打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还浪费了大量的纸张。实物存档同样问题重重，占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，财务人员需要花费大量的时间和精力在这些繁琐的工作上。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
智慧之光：合思全生命周期电子化会计档案管理方案
合思为该企业提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这个方案具有广泛连接异构系统的能力，企业无需进行开发，就能轻松介入，确保档案应收尽收。在报销单提交方式上，员工可以通过统一的平台进行提交，系统会自动将报销单信息与相关业务数据进行关联，实现数据的实时共享。
方案涵盖了档案数据来源、接口传输、自动归档等多个环节，具备智能组单、四性检测等强大功能。会计类档案管理范围广泛，无论是内部的各类会计档案，还是外部的相关档案，都能进行有效的管理。强大的规则引擎可以自定义搭建，能够实现亿级数据的秒级调阅。穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，还能自主采集结构化字段信息。通过这些功能，企业的财务流程得到了极大的优化，报销单的处理更加高效、准确。
落地之路：方案实施过程与步骤
在实施过程中，合思通过自动封装接口，成功连接了企业的自研OA等系统，实现了数据的采集和传输。员工提交的报销单信息能够实时传输到系统中，避免了信息的延误和丢失。同时，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，将档案数据录入系统。系统会对录入的数据进行智能组单和四性检测等操作，完成自动归档。在这个过程中，报销单提交方式得到了进一步的规范和优化，确保了数据的准确性和完整性。
为了确保数据安全，合思对档案进行了权限监控。不同级别的员工只能访问和操作其权限范围内的档案信息，有效防止了数据泄露和滥用。通过这些措施，企业的财务数据得到了有效的保护，为财务数字化转型奠定了坚实的基础。
成效之美：数字化转型成果与效益显著
经过一段时间的实施，该企业取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在报销单提交方式上，员工可以随时随地通过电子平台提交报销单，财务人员也能及时进行审核和处理，大大缩短了报销周期。
档案的多维度穿透查询功能，使得员工可以快速准确地查找所需的档案信息。以电子借阅为主的方式，简便高效，提高了档案的利用率。该企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。财务数据自动化率达到了91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。
客户之声：高度认可合思解决方案
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度认可。该负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。合思的解决方案不仅解决了企业当前面临的财务问题，还为企业的未来发展提供了有力的支持。在报销单提交方式上，合思的方案让员工和财务人员都感受到了前所未有的便捷和高效。
众多像这家世界500强旗下教育服务品牌的企业案例证明，合思凭借其先进的技术和丰富的经验，能够为企业提供优质的财务数智化解决方案。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。拨打400 – 105 – 6505，登录www.hosecloud.com，或关注合思微信公众号，了解更多信息。现在点击免费试用，开启企业财务数字化转型之旅，让您的企业在未来的竞争中占据优势。
