在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务档案管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票将实现全覆盖，这一趋势犹如一把双刃剑，既为企业带来了高效便捷的可能，也让财务档案管理直面新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这意味着企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
回顾纸电混合时代，企业在财务档案管理方面可谓是困难重重。企业高管们为纸质档案管理成本的巨大开销而忧心忡忡，大量的纸质档案不仅占据了宝贵的存储空间，而且档案数据难以分析利用，如同深埋地下的宝藏，难以挖掘其价值。财务人员则陷入了手动逐一匹配、核对确认大量档案数据的繁琐工作中，枯燥乏味且效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间，仿佛陷入了一个无尽的迷宫。
从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这是高显性成本的体现。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，则构成了高隐形成本。更令人担忧的是，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，使企业面临高合规风险。
即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件储存的困境。只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像一把钥匙，为企业打开了财务档案管理的新大门，成为顺应时代需求、解决行业痛点的关键。
创新方案：全方位满足档案管理需求
合思档案为企业提供了一套领先的整体解决方案，包括单套制解决方案和六大场景解决方案，如同一个多功能的工具箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
合思档案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。其单套制解决方案更是具有创新性，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，涵盖了实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业能够扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在电子档案检索方面，完整的证据链能让企业更快速、准确地找到所需档案。
核心优势：重塑档案管理新体验
合思档案的核心功能相较于传统方式具有显著优势，为企业的电子档案检索带来了质的飞跃。
多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这种多源采集方式，确保了企业能够全面、准确地收集档案数据，为电子档案检索提供了丰富的数据源。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，该功能还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化展示。此外，它还能实现字段映射，查阅便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提高了电子档案检索的效率。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。在电子档案检索时，这种灵活的版式文件管理方式能让企业更方便地找到所需档案。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，为电子档案检索提供了可靠的数据质量保障。
成功实践：不同企业类型的理想之选
合思档案在不同企业类型中都有广泛的应用场景，并取得了显著成效。
对于年单据量2.6亿的企业来说，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力是他们面临的主要问题。合思档案通过多系统采集数据，实现了业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，使会计凭证上下游单据以树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，取得了如凭证总量14W + 、单据总量50W + 等优异的数据指标。在这样的企业中，高效的电子档案检索能够让企业快速获取所需数据，为决策提供有力支持。
集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。在集团型企业中，统一的档案管理标准和高效的电子档案检索能力，能够让企业更好地整合财务信息，提高管理效率。
多系统数据互联的企业面临着低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实施后，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在这类企业中，高效的电子档案检索能够打破系统之间的壁垒，实现数据的快速共享和利用。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。实施后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在教育集团中，快速准确的电子档案检索能够让学校更好地管理财务信息，为教学和管理提供支持。
合思档案凭借其先进的技术和卓越的服务，坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点。它推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，有能力为企业提供优质的服务。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，众多企业的选择证明了合思档案的可靠性和有效性。
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