在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上也经历了诸多挑战。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，下设8家子公司，在全国有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的组织架构，在财务数字化转型过程中，面临着不少难题，而合思的出现，为其带来了有效的解决方案。
转型痛点：发票精准审核难题重重
动力源公司早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，大量自研系统却难以整合，传统手工报销模式的弊端逐渐凸显。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，报销数据还得由财务手工录入系统。发票验真、查重也依靠手工操作，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得发票精准审核变得异常困难。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，也给财务工作带来了极大的困扰。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，发票精准审核更是缺乏有效的数据支持。
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性，这对发票精准审核提出了更高的要求。
公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，这也在一定程度上影响了发票精准审核的效率和准确性。
合思方案：开启发票精准审核新篇
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，员工无需再在多系统间进行繁复操作，为发票精准审核提供了准确的数据基础。
在产品应用上，合思的无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到提升。消费受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，大大提高了发票精准审核的效率和准确性。
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为发票精准审核提供了有力的技术支持。
实施步骤：稳步推进发票精准审核变革
合思与动力源合作后，首先对动力源现有的系统和业务流程进行了全面梳理。通过深入了解各系统的数据情况和业务需求，为后续的系统集成和流程优化奠定了基础。这一步骤有助于明确发票精准审核的关键环节和存在的问题。
接下来，逐步进行系统集成工作。将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步对接，确保数据能够准确、及时地传输。在这个过程中，严格把控数据质量，为发票精准审核提供可靠的数据保障。
针对无需报销的商旅出行流程，合思进行了改造和优化。建立了新的流程规则和审批机制，让员工能够真正享受到数字化便利。这不仅提高了员工的工作效率，也为发票精准审核提供了更加规范和有序的流程。
实施成果：发票精准审核成效显著
合思的解决方案实施后，效率提升显著。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这使得财务人员有更多的时间和精力投入到发票精准审核等核心工作中。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减少了员工与发票相关的繁琐操作，为发票精准审核提供了更准确的原始数据。
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作，进一步提高了发票精准审核的质量。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为发票精准审核提供了更科学的管理依据。
动力源反馈：认可发票精准审核价值
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可，尤其是在发票精准审核方面所取得的成效。
北京合思信息技术有限公司是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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