在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这一浪潮中积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
这家拥有约2400名员工、8家子公司、全国30 + 个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构的企业，组织架构涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大而复杂的企业架构，在财务数字化方面有着迫切的需求，但也面临着诸多痛点，预算审批优化成为其亟待解决的问题。
转型前困局：预算审批优化迫在眉睫
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的数字化效果差距较大。
到2021年时，多系统操作体验差的问题愈发明显。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行。这导致假票、错票、重票情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，预算审批流程也因此变得冗长而低效，预算审批优化成为了必须要解决的难题。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分突出。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时操偏，这对于预算审批的准确性和及时性造成了极大的影响，预算审批优化刻不容缓。
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型多，稽核繁琐；不同类型费用支付方式不同，增加了财务管理的难度，也使得预算审批更加困难，预算审批优化势在必行。
公司组织架构迅速扩展，导致管理程度不一致，总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证，进一步加剧了预算审批的复杂性，预算审批优化迫在眉睫。
合思方案：为预算审批优化量身定制
面对动力源在财务数字化转型中遇到的诸多问题，合思提供了针对性的解决方案，为预算审批优化提供了有力支持。
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系统集成破壁垒
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步；将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作，为预算审批优化奠定了坚实的基础。 -
产品应用显便利
合思的产品应用实现了无需报销，让员工真正感受到数字化便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感提升，消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作不仅简化了报销流程，也提高了预算审批的效率，有力地推动了预算审批优化。 -
系统连接促高效
合思费控系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为预算审批优化提供了强大的技术支持。
实施步骤：稳步推进预算审批优化
合思团队为了确保解决方案能够有效实施，助力动力源实现预算审批优化，采取了一系列科学合理的步骤。
首先，合思团队对动力源现有的系统和业务流程进行全面梳理。了解其数据分布和业务逻辑，确定需要集成和优化的关键环节，为预算审批优化做好前期准备工作。
接着，按照系统集成方案，逐步将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接。确保数据的准确同步和流畅传输，使得预算审批流程更加顺畅，为预算审批优化提供了数据支撑。
然后，对动力源的员工进行培训。让员工熟悉合思费控的操作流程和功能，特别是无需报销等新功能的使用方法，提高员工的接受度和使用效率，从而更好地推动预算审批优化。
在实施过程中，合思团队与动力源保持密切沟通。及时解决出现的问题，不断优化系统和流程，确保项目的顺利推进，为预算审批优化提供了全方位的保障。
显著成果：预算审批优化成效卓著
动力源在使用合思解决方案后，取得了显著的成果与效益，预算审批优化效果十分明显。
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效率提升惊人
员工报销周期由普遍的4周缩减至1周以内，效率提升300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这使得预算审批流程更加高效，大大提高了企业的运营效率，充分体现了预算审批优化的价值。 -
员工体验改善
申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这不仅提高了员工的满意度，也为预算审批优化营造了良好的内部环境。 -
财务工作合规高效
审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低基础工作压力；从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作。这使得预算审批更加规范、准确，有力地推动了预算审批优化。 -
管理决策科学精准
实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。这为企业的战略决策提供了有力支持，充分彰显了预算审批优化的重要性。
高度评价：预算审批优化获认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了预算审批优化取得了实实在在的成效。
在当前经济环境下，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。已帮助众多像动力源这样的企业实现了财务数字化转型，在预算审批优化方面取得了显著的成果。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，让合思助力您的企业挖出更多净利润，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启预算审批优化之旅，让有限更有效。
