在数字化浪潮席卷而来的今天，企业的费用归档与管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标渐行渐近，企业财务档案管理亟需一场革新。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列要求表明，企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”的费用归档与管理需求。
在纸电混合时代，企业不同角色在费用归档与管理方面都有着各自的困扰。企业高管要面对纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据难以分析利用的问题。高额的纸质凭证输出耗材成本，以及对档案室和档案柜等存储空间的大量需求，让企业在费用管理上背负着沉重的负担。同时，手工装册归档的重复性工作，以及查询调阅条件的粗糙，使得数据无法得到有效利用。财务人员则陷入档案数据量大、整理耗时的困境，还需手动逐一匹配核对，工作枯燥又低效。业务人员在出差、招待后，报销纸质票据的流程繁琐，也影响了工作的积极性。传统的纸质档案管理不仅存在高显性成本，还有高隐形成本和高合规风险。电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的费用归档与管理带来了诸多不确定性。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA、资金、合同等系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然无法解决纸质文件储存和数据存储线下载体的问题，难以确保企业财务档案管理合规和实现全面数字化。
面对这些困境，合思档案应运而生，为企业的费用归档与管理提供了全方位的解决方案。
整体方案：一站式解锁费用管理新境界
合思档案为企业打造了领先的单套制解决方案（标准方案），并搭配六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，充分满足企业不同场景下的费用归档与管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案犹如一位得力的助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过合思档案，企业能够提升财务服务效率，降低成本，实现绿色低碳运营，让企业在费用管理上更加游刃有余。
对于归档员/财务来说，合思档案是提高工作效率的利器。它让档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析。使用合思档案，归档员和财务人员可以告别重复低价值的工作，轻松完成费用归档与管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。
核心功能：科技赋能费用管理精细化
合思档案具备一系列强大的核心功能，使其在市场中脱颖而出。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它拥有外部生态的规则引擎、业务映射等能力，以及内部的EAI插件、API接口等方式，可实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它支持多种格式，还预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时也支持自定义数据采集方案，为企业的费用归档与管理提供了更多的灵活性。
在智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有关联检索等辅助功能和关联任务执行进度可视化展示。通过字段映射，可完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行费用查询和分析。
合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它围绕财务数据文件及业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性检测，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业的费用管理提供了可靠的保障。
其档案管理功能也十分强大。权限管理精准，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能和操作权限，还有水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，系统规范预置档号，满足国标档号规则格式且具有可扩展性，确保企业的费用档案管理更加规范有序。
成功案例：见证合思档案的卓越成效
合思档案在不同类型企业的费用归档与管理中都发挥了重要作用，以下是一些成功案例。
有一家年单据量达2.6亿的企业，在费用归档与管理方面面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等方案，取得了显著成效。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，管理更加自动化，企业成本也大幅降低，为企业的费用管理带来了质的飞跃。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，帮助企业实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策等成效。同时，还提升了整理匹配效率，减少了存储空间和纸张打印成本，优化了企业的费用管理模式。
某企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理的成效，大幅节省了企业的费用管理成本。
中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询和简便高效的电子借阅，提升了企业的费用归档与管理水平。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和成功的实践经验，能助力企业实现费用归档与管理的合规、高效和数字化转型。合思档案在众多不同类型企业中都取得了显著的成效，能切实解决企业面临的费用归档与管理痛点，值得更多企业信赖和选择。
合思在多地设有办公地点，包括北京、上海、杭州等城市，方便为企业提供服务。如果您的企业也想解决费用归档与管理难题，不妨行动起来。您可拨打400 – 105 – 6505电话咨询，也可访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，还能通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关服务。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验它为企业费用管理带来的变革。
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