在当今竞争激烈的商业世界中，企业的财务管理水平直接影响着其运营效率和成本控制。海亮教育科技服务集团，作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，是国内教育服务提供商的引领者，一直致力于成为全球优质教育服务的引领者。然而，随着企业的不断发展壮大，海亮教育在财务管理方面也面临着诸多挑战，尤其是在票据管理方面，传统的方式已经难以满足企业的需求。而合思凭借其先进的技术和专业的解决方案，为海亮教育提供了有效的应对之策，开启了票据管理智能化的新时代。
海亮教育业务困局：票据管理难题重重
海亮教育科技服务集团业务广泛，在发展过程中逐渐形成了多个业务和财务系统。但这些系统相互独立，如同一个个信息孤岛，数据无法互通。这导致结构化数据提取变得异常困难，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还浪费了大量纸张。
实物档案资料的存储也是一大难题。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案容易损坏，一旦出现损坏情况，企业将面临较大的风险。
在档案录入和装订方面，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，需要耗费大量的人力和精力。
此外，传统的票据管理方式无法最大化发挥档案价值。实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅也不留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用效率极低。
合思妙方：票据管理智能化解决方案
合思深入了解海亮教育的业务背景和痛点后，为其量身定制了一套票据管理智能化解决方案。
– 多元数据来源，构建数字化档案基础
档案数据来源主要包括电子档案和实物档案数字化副本。通过先进的 OCR 技术，能够自动识别和整理各类文档信息，将电子档案进行有效的整合。同时，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本，为票据管理智能化提供了丰富的数据基础。
– 明确管理范围，确保档案应收尽收
合思明确了会计类档案管理范围，内部涵盖各种内部报告、合同等，外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。这样全面的管理范围确保了企业的各类票据档案都能得到有效的管理。
– 自动归档，提升信息有序性与可追溯性
合思的解决方案实现了自动归档功能。根据预设规则，对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。员工无需再进行繁琐的手动归档操作，大大提高了工作效率。
– 自助 OA 与系统集成，优化企业运营流程
提供自助 OA，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。同时，集成金蝶 EAS，支持企业的日常运营和管理活动，实现了业务流程的自动化和信息化。
精细实施：票据管理智能化落地之路
合思解决方案的实施过程严谨而有序，为海亮教育的票据管理智能化转型奠定了坚实的基础。
– 系统梳理，确定数据整合方向
首先，对海亮教育的现有业务和财务系统进行全面梳理，确定数据来源和整合方式。这一步骤就像是为一座大厦打下坚实的地基，确保后续工作能够顺利进行。
– 智能识别，实现档案数字化转换
利用 OCR 技术对各类文档信息进行自动识别和整理，将实物档案转换为数字化副本。这一过程将传统的纸质档案转变为可存储、可搜索的电子数据，为票据管理智能化提供了有力支持。
– 分类处理，达成自动归档目标
根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理，实现自动归档。通过智能算法，能够快速准确地将各类票据档案归类到相应的位置，提高了档案管理的效率和准确性。
– 系统搭建，提供便捷运营支持
搭建自助 OA 和集成金蝶 EAS 系统，为员工提供便捷的申请和审批流程，支持企业的日常运营。员工可以通过自助 OA 系统随时随地提交申请，审批流程也变得更加高效和透明。
显著成效：票据管理智能化硕果累累
通过实施合思的票据管理智能化解决方案，海亮教育取得了显著的成果和效益。
– 效率提升，工作节奏大幅加快
档案整理匹配效率提升了 90%，大大提高了工作效率。原本需要耗费大量时间和精力的档案整理工作，现在可以在短时间内完成，员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 成本降低，企业运营更加高效
存储空间减少了 72%，降低了存储成本。同时，每年纸张打印成本节约 3 万元，实现了成本的有效控制。此外，财务人力减少 3 人，优化了人力资源配置，让企业的运营更加高效。
高度认可：海亮教育盛赞合思方案
海亮教育对合思的解决方案给予了高度评价和积极反馈。
合思的解决方案有效解决了海亮教育在财务管理方面的痛点，提高了工作效率，降低了成本。自动封装接口数量增加 40 多个，降低了开发成本并提高了集成度，让企业的系统更加稳定和高效。广泛连接业务、财务异构系统，档案应收尽收，实现了业财一体化，为企业的发展提供了有力支持。
诚挚邀约：共赴票据管理智能化之旅
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