电子存档最佳实践：合思档案助力企业数字化转型

在当今数字化转型的浪潮中，企业正积极通过各类系统建设，如OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等，实现线上业务处理的高效化。然而，在归档和储存环节，许多企业仍面临着纸质文件储存的难题，数据存储也依赖线下载体。要保证企业财务档案管理的合规性，实现全面数字化，确保档案的原生性至关重要。

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”（原易快报），自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。而合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业提供涵盖商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效益。电子存档最佳实践，合思档案正引领着企业走向数字化财务管理的新高度。

政策与数电票催生档案管理新挑战

电子存档最佳实践的探索，离不开对当下市场形势的深刻洞察。2025年，数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设亟需加强。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。

从政策层面来看，从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力。国家档案局、财政部财会[2020]6号文件明确指出，电子会计凭证在满足相关条件时，可以仅以电子形式保存，形成电子会计档案。九部委联合发布的财会[2023]7号文件，更是通过制定推广会计数据标准，推动电子凭证从开具、接收到处理、归档等环节实现全流程标准化无纸化处理。这些政策的出台，既为企业电子会计档案管理提供了法律依据，也对企业的档案管理能力提出了更高要求。电子存档最佳实践成为企业应对政策变化和数电票发展的必然选择。

企业档案管理痛点大揭秘

企业在电子会计档案管理方面存在着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。这使得企业在决策过程中，无法充分挖掘档案数据的价值，影响了企业的数智化决策水平。

财务人员则要面对大量档案数据的处理工作。整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费时间，降低了工作效率。

纸质档案还存在着高显性成本和高隐形成本。显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；隐性成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。此外，纸质档案还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。电子存档最佳实践能够有效解决这些痛点，为企业带来新的管理思路。

合思档案：全方位解决方案破难题

合思档案针对企业的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案致力于管理与服务的融合，针对不同角色提供不同的解决方案。对于CEO/高管，它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效。对于归档员/财务，可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。电子存档最佳实践，合思档案为企业提供了全方位的解决方案。

核心模块：强大功能铸就卓越管理

合思档案的核心模块各具特色，功能强大。发票模块提供大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。这使得企业在处理大量发票数据时，能够快速准确地进行匹配和查询，提高工作效率。

单据模块有档案扩展解决方案，可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。它能够根据企业的实际需求，灵活调整业务模型，实现各类档案的自动化归集，提高档案管理的准确性和效率。

凭证模块与费控系统关联，涉及税务系统、OA系统、资金系统等，实现财务入账等功能。通过与多个系统的关联，凭证模块能够实现财务数据的自动流转和入账，减少人工操作，提高财务工作的准确性和效率。

电子档案模块可实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，业务流转 → 财务入账 → 档案采集 → 档案制档 → 档案管理 → 档案利用全流程管理。这一模块为企业提供了一站式的电子档案管理服务，使得企业能够更加便捷地管理和利用电子档案。电子存档最佳实践，合思档案的核心模块为企业提供了强大的功能支持。

竞争优势：凸显合思档案独特魅力

合思档案相较于其他产品，具有显著的竞争优势。它能为企业节约成本，如70%节约纸张成本，75%节约整理成本，同时检索效率提升90%，管理合规性达100%。这使得企业在实现电子档案管理的同时，能够有效降低成本，提高管理效率。

合思档案具备强大的数据处理能力，有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。它能够根据市场需求和政策变化，不断升级和优化产品功能，为企业提供更加优质的服务。

合思档案实现应收尽收，“四性检测” + “业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。它打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。此外，合思档案通过了计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，具有较高的安全性和合规性。电子存档最佳实践，合思档案的竞争优势使其成为企业电子会计档案管理的首选。

成功案例：见证合思档案卓越成效

众多企业选择合思档案后，取得了显著的成效。某企业年单据量2.6亿，之前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，实现了业财一体·管理自动化·流程精简·降本增效，数据指标显著提升。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案单套制管理方案后，统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。采用合思档案解决方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例充分证明了电子存档最佳实践中合思档案的卓越成效。

服务体系：贴心保障企业应用

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思的地点包括北京、上海、杭州等多个城市，电话是400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com。企业可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关服务和信息。

合思持续为客户提供产品迭代和服务升级，聆听用户需求以进行产品优化，实现每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。电子存档最佳实践，合思的服务体系为企业提供了贴心的保障。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，电子会计档案管理已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案以其领先的技术、完善的解决方案和优质的服务，帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是为了实现降本增效的目标，合思档案都是企业的优质之选。选择合思档案，企业可以借助其优势实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

如果您想体验电子存档最佳实践带来的便捷与高效，不妨点击免费试用合思档案，开启企业数字化财务管理的新篇章。