合思档案：引领企业档案管理规范新变革

在当今数字化浪潮风起云涌的时代，企业面临着财务档案管理的重重挑战，传统管理方式的弊端日益凸显，档案管理规范的需求也愈发迫切。2025年将完成数电票全覆盖，这让企业财务档案管理面临全新挑战，信息化建设刻不容缓。数电票的快速扩张，在收票和开票方面都有了新的政策和要求，企业急需专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”对档案管理规范的要求。

在纸电混合时代，企业不同角色面临着不同的档案管理难题。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用而困扰；财务人员面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费时间，还枯燥繁复；业务人员则深陷报销流程繁琐、耗时的困境。传统的纸质档案管理更是存在诸多问题，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、对档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，同时电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环，这也为企业档案管理规范指明了方向。

多元方案：满足企业档案管理规范多样需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业档案管理规范提供了有力支撑。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它包括实物流转和电轨运行两个方面。实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和财务入账等环节；电轨运行则实现线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，档案数据可穿透查询，纸质原文件混序归档，会计档案应收尽收且合规，确保了档案管理规范的有效执行。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，同时涵盖财务档案全生命周期管理，进一步完善了企业的档案管理规范。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规，为档案管理规范筑牢了根基。

强大功能：构建档案管理规范坚实体系

合思档案拥有强大的功能体系，从多源采集到智能制档，再到档案管理和应用，全方位保障企业档案管理规范。

多源采集支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案；也支持手动采集和自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，提供多种便捷手动数据补录方式，确保档案数据的全面收集，符合档案管理规范的要求。

智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少人工匹配工作量，同时具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化功能；还通过字段映射让查阅更便捷，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询和分析更直接，提高了档案管理的效率和规范性。

档案管理具备权限管理和精准管控功能，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能和操作权限，进行水印权限管理；档案目录支持自定义分类、字段维护、新增创建和表单主键设置等，可灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，保障了档案数据的安全和规范管理。

档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索以及批量检索；一站式预览可穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；还具备多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，提升了档案的利用价值和管理规范程度。

核心亮点：凸显档案管理规范独特优势

合思档案具有众多核心亮点，在档案管理规范方面展现出独特优势。

显著的降本增效是合思档案的一大亮点。它可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，实现档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，帮助企业在档案管理规范的同时降低成本。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，符合国家政策要求，保障电子会计档案合规性管理，确保企业档案管理规范符合政策标准。

让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使企业在档案管理规范的基础上，挖掘数据背后的价值。

具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统；拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档；还具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，不断优化企业的档案管理规范。

实际应用：验证档案管理规范实用价值

不同类型的企业在档案管理方面面临着不同的问题，合思档案在解决这些实际问题的过程中，充分体现了其档案管理规范的适用性和实用性。

对于年单据量2.6亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，呈现会计凭证上下游单据树状结构；实现档案管理电子化和借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效，有效规范了企业的档案管理。

对于集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，自动提取发票/回单台账并存储原文文件；业务完整性检测，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，以混序归档和银行回单分类归档推进档案无纸化，实现标准化落地、电子会计档案合规和低碳环保，为集团型企业的档案管理规范提供了有效解决方案。

对于多系统数据互联的企业，面临低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展；业务检测方案精细化至元数据层级，能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，提升了多系统数据互联企业的档案管理规范水平。

对于中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理和利用档案方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，助力该教育集团实现档案管理规范。

成功案例：见证档案管理规范显著成效

众多成功案例充分证明了合思档案在档案管理规范方面的显著成效。

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，在业务扩张的同时，实现了档案管理的高效规范。

徐福记多地连锁门店、70 + 分公司，年数据量2.6亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，档案管理规范得到有效落实。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，体现了合思档案在档案管理规范方面的积极作用。

金牌橱柜与合思档案合作，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，提升了企业档案管理的规范性和实用性。

市场定位：巩固档案管理规范领先地位

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，在档案管理规范方面具有强大的市场竞争力。

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，为企业档案管理规范提供了坚实的服务保障。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，还通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，具备强大的技术实力和安全保障，确保企业档案管理规范的有效实施。

合思档案深入研究电子会计档案管理，提供全面且专业的解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，进一步巩固了其在档案管理规范领域的领先地位。

合思档案在推动企业档案管理规范方面具有不可替代的价值。它助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案将在企业数字化转型中发挥重要作用。合思档案秉持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，获取合思档案的相关信息，还可以免费试用，积极行动起来，选择合思档案解决方案，开启企业财务档案管理的数字化新篇章。