发票报销自动化：合思档案开启财务档案管理新征程

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面“数字化凭证时代”的新要求。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应这一变化。

纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管要承受纸质档案管理的巨大成本，不仅花费高，储存还占地，而且档案数据难以分析利用。财务人员则被海量的档案数据困扰，整理工作耗时费力，手动匹配核对枯燥繁琐。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。同时，纸质档案存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。

尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了发票报销自动化的有效途径。

合思档案解决方案：多元场景精准覆盖

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为发票报销自动化提供了坚实的基础。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，满足发票报销自动化在不同档案类型管理上的需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规，确保发票报销自动化过程中的数据准确性和合规性。

合思档案功能概览：高效制档应用无忧

合思档案在多源采集方面表现出色。它支持接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，为发票报销自动化提供了丰富的数据采集途径。

智能制档方面，通过规则引擎，自动组装。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。字段映射功能让查阅更加便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升发票报销自动化的效率。

档案管理具备权限管理和精准管控功能。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，保障发票报销自动化过程中的数据安全和管理灵活性。

档案应用实现了多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，为发票报销自动化提供了强大的查询和应用支持。

合思档案核心亮点：创新方案实力凸显

大数据解决方案是合思档案的一大亮点。它支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为发票报销自动化处理海量数据提供了有力保障。

数电票解决方案实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保发票报销自动化在数电票处理上的高效性和准确性。

实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联。实物档案全流程管理定位，通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，为发票报销自动化中的实物档案管理提供了创新方法。

合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，确保发票报销自动化过程中的数据质量。

合思档案价值体现：多角色共赢数字化转型

对于CEO/高管来说，合思档案沉淀数据资产，保障合规管理。提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，发票报销自动化有助于更好地管理财务数据，为企业决策提供有力支持。

归档员/财务人员使用合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，发票报销自动化让他们从繁琐的手工操作中解脱出来。

对于外部审计，合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，发票报销自动化使得审计工作更加高效准确。

合思档案是实现企业全面数字化的“最后一公里”，显著降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，发票报销自动化是这一全面数字化转型的重要环节。

合思档案典型场景：实际应用效果显著

在企业费控报销场景中，合思档案可实现发票、报销单、回单、凭证等档案数据的自动匹配和关联，支持费用报销的全流程管理，提高报销效率，减少人工错误，发票报销自动化得到了充分体现。

档案调阅场景中，支持多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业不同人员（如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员）的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，发票报销自动化使得档案调阅更加便捷高效。

审计场景中，审计人员可通过合思档案系统进行证据方案库查询、凭证抽凭查询、穿行调阅等操作，实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，提高审计效率和准确性，发票报销自动化为审计工作提供了有力支持。

在企业日常运营中，合思档案可实现档案的全生命周期管理，包括档案采集、整理、存储、利用、鉴定、销毁等环节，保障档案管理的合规性和安全性，发票报销自动化贯穿于整个档案管理生命周期。

合思档案成功案例：行业认可成果斐然

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，发票报销自动化在该企业得到了成功应用。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化。力保电子会计档案合规，满足国家政策和企业审计要求。低碳环保，积极响应政策，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，发票报销自动化帮助该集团型企业提升了档案管理效率。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案的单套制管理方案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理。业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，发票报销自动化为该企业带来了显著的效益提升。

某民办教育集团存在低效的档案管理现状，使用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，发票报销自动化助力该民办教育集团提升了财务管理水平。

合思档案市场定位：优势突出引领行业

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，具有广泛的市场认可度。这表明合思档案在市场上具有强大的竞争力，发票报销自动化解决方案得到了众多企业的认可。

合思通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，具备ISO信息安全管理体系认证，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书，国家四部委官方试点100%成功验收，在安全和技术方面具有优势，为发票报销自动化提供了可靠的保障。

合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，具有创新性和灵活性。其强大的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能够应对企业海量电子数据的存储与应用需求，确保发票报销自动化在大数据环境下的高效运行。

合思档案能够帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，是企业数字化建设的必然选择。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务数智化服务。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务网络，拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供全方位的支持和保障。

如果您想了解更多合思档案信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com。现在，您还可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理数字化新篇章，体验发票报销自动化带来的高效与便捷。