合思档案：提升出差报销合规性，助力企业数字化转型

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案的重要性日益凸显。企业在数字化建设过程中，虽通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍面临纸质文件储存难题，且存在数据存储线下载体的情况。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其通过敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务，有效解决企业内外交困的档案管理问题，对出差报销合规性提升也有着重要作用。

政策与数电票：市场新态势

随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟待加强。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。

从政策层面看，国家对电子档案的支持力度不断加大。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，明确电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案。国家档案局、财政部财会[2020]6 号文件肯定了电子凭证法律效力，满足相关条件时，可仅以电子会计凭证报销入账归档。国家档案局、财政部、国家税务总局档办发[2021]1 号提出 2022 年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。在这样的政策背景下，出差报销合规性提升成为企业关注的重点，而电子会计档案的规范管理是实现这一目标的重要途径。

传统档案管理：痛点重重

传统档案管理在成本、效率、合规等方面存在诸多问题，严重影响了出差报销合规性提升。
对于企业高管来说，纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。大量的出差报销纸质票据占据了大量空间，却无法为企业决策提供有效支持。
财务人员面临着巨大的工作压力。档案数据量大，整理工作耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地消耗了工作热情。在处理出差报销档案时，往往需要花费大量精力来确保每一张票据的合规性。
业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间。这不仅降低了工作效率，还增加了出差报销合规性的风险。
此外，传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高，档案室等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题都严重制约了出差报销合规性的提升。

合思档案：整体解决方案

合思档案针对企业痛点，提供了全面的解决方案，有力地推动了出差报销合规性提升。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。在出差报销方面，能够自动关联相关票据和报销信息，确保报销的合规性。
合思档案助力企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。对于出差报销档案的管理，能够实现数据的有效整合和分析，为企业提供决策依据。
对于归档员和财务人员，合思档案提高了工作效率，告别了重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在处理出差报销档案时，能够快速准确地完成归档和审核工作，提升出差报销合规性。
对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这也为出差报销的合规性审查提供了便利。

核心模块：精准发力

合思档案的核心模块为出差报销合规性提升提供了有力支持。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。在出差报销中，能够确保相关票据和报销信息的完整性和真实性，提升合规性。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。对于出差报销相关的特殊档案类型，能够进行有效的管理和归档。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在出差报销中，能够确保报销流程和票据之间的关联性，提升合规性。
共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。在出差报销审核过程中，能够快速准确地查阅相关档案，确保报销合规。

竞争优势：实力凸显

合思档案相较于其他解决方案，具有显著的竞争优势，有助于出差报销合规性提升。
合思档案具有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在处理大量出差报销单据时，能够快速准确地进行匹配和查询，提升合规性审查效率。
合思自主研发工具包，拥有更加强大的数据获取、验签、解析能力。持续迭代、接口开放，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。在出差报销涉及数电票的情况下，能够确保票据的真实性和合规性。
合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理满足《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等政策要求，通过相关认证，国家四部委官方试点 100%成功验收。这为企业出差报销合规性提供了有力保障。
合思档案提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。在出差报销中，能够全面检测报销信息的合规性。

成功案例：效果显著

合思档案在不同企业中的成功应用，充分证明了其在提升出差报销合规性方面的效果。
某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务 + 财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达 350 亿次，有效提升了出差报销合规性。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准不统一等。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。在出差报销管理方面，也实现了更加规范和高效，提升了合规性。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。这使得出差报销的审核和管理更加便捷，提升了合规性。
某教育集团业务系统多，档案管理存在采集、存储、整理、利用等方面的问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。在出差报销管理上，也实现了更好的合规性控制。

服务体系：保驾护航

合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的服务，助力出差报销合规性提升。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这确保了企业能够及时获得本地化的服务支持。
合思提供 7×24 小时的技术支持服务，保障客户在使用合思档案过程中遇到问题能及时得到解决。在出差报销档案管理过程中，遇到任何技术问题都能得到及时处理，确保合规性管理的顺利进行。
合思不断进行产品迭代升级，聆听用户需求，根据市场变化和政策要求，持续优化合思档案的功能和性能。这使得合思档案能够更好地适应企业出差报销合规性管理的需求。
合思为客户提供定制化的解决方案，根据不同企业的规模、行业特点和业务需求，量身打造适合的电子会计档案管理方案。在出差报销管理方面，能够根据企业的具体情况，制定符合企业需求的合规性管理方案。

合思档案在企业数字化转型中具有重要价值和意义。它助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。合思档案提供全面、专业、高效的电子会计档案管理解决方案，能够帮助企业解决档案管理中的各种问题，提升企业的管理水平和竞争力。选择合思档案，企业可以顺应政策趋势，满足合规要求，降低成本，提高效率，实现业财融合和全面数字化。在提升出差报销合规性方面，合思档案更是有着不可替代的作用。

如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，提升出差报销合规性，现在就可以免费试用合思档案，开启企业数字化档案管理新篇章。