在当今竞争激烈的商业世界中，企业的高效运营离不开财务数字化的有力支持。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。就是这样一家优秀的企业，也在财务数字化转型的道路上遭遇了难题，而合思的出现，为其解决了财务数字化难题，显著提升了企业运营效率，尤其是在企业出差管理方面发挥了重要作用。
动力源转型前的出差管理困境
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，在企业出差管理方面，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。
多系统操作体验差，合规性难以保障。员工在进行出差申请时，需要在各系统间频繁切换提交申请单，操作极为繁琐。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也都靠手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免，增加了企业出差管理的风险。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大问题。同一个出差报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力，严重影响了企业出差管理的效率。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，进一步加剧了出差管理的难度。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，出差报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。而且不同类型费用支付方式不同，使得整个出差管理流程更加复杂。
合思为动力源定制出差管理方案
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系统集成打通数据壁垒
合思在系统集成方面下足了功夫，将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业出差管理提供了准确的数据支持。通过系统集成，打破了不同系统之间的数据壁垒，使得员工出差相关的信息能够在各个系统之间顺畅流通，提高了信息的准确性和及时性。 -
无需报销重塑出差流程
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了企业出差管理流程。业务人员因公出差消费时，无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保消费即合规。对于财务人员来说，统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，极大地提高了财务处理效率，减少了人为错误，优化了企业出差管理的流程。 -
强大系统连接提升处理效率
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这使得企业在出差管理过程中，各个环节能够更加紧密地衔接，提高了整体的运营效率。
方案实施步骤有条不紊
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系统集成奠基
首先进行系统集成工作，确保动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控的数据同步。这一步骤为后续的流程优化和数据互通奠定了坚实的基础。通过数据同步，企业能够实现出差相关信息的集中管理，为后续的出差管理流程优化提供了数据支撑。 -
推行无需报销模式
在系统集成完成后，逐步推行无需报销的模式。引导员工使用合思商城进行因公出差消费，让员工逐渐适应新的报销流程。在这个过程中，通过培训和宣传，让员工了解新流程的优势和操作方法，提高员工的接受度和使用积极性。 -
持续优化系统连接
持续优化系统连接，利用Open API和自定义流程引擎技术，不断完善业务数据跨系统同步应用。通过持续优化，进一步提高业务处理和数据统计效率，使得企业出差管理更加高效、便捷。
动力源实施方案后的显著成效
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操作体验革新效率大幅提升
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验全面革新。员工出差报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度，同时也提高了企业出差管理的效率。 -
会计工作量缩减成本降低
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。这使得财务人员能够将更多的精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算规划等，提升了财务部门的整体价值。 -
智能制单助力决策
从手动制作单据到智能制单，节省了大量精力。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业出差管理等方面的信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这有助于企业更好地控制出差成本，提高资源利用效率。 -
员工体验提升消费更便捷
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公出差消费时，多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这使得员工在出差过程中更加轻松、便捷，提高了员工的工作积极性和满意度。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的企业在合思的助力下实现了财务数字化转型，提升了运营效率，尤其是在企业出差管理方面取得了显著成效。
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