在线档案系统：开启企业财务档案管理数字化新时代

在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理迎来了新的挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的流程所束缚；业务人员在报销纸质票据时，也常常陷入繁琐的流程中。此外，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏。虽然国家政策支持电子会计档案管理，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，数据存储线下载体也影响了企业财务档案管理的合规性和全面数字化。

面对这些行业痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一套专业、高效的在线档案系统，助力企业轻松应对财务档案管理的挑战。

多元方案 满足多样档案管理需求

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

功能全景 打造全流程管理体验

合思档案的在线档案系统拥有丰富的功能，涵盖电子会计档案全生命周期管理的各个环节。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。智能采集可通过外部生态和内部多种方式进行；预归档服务有自动归档、业务检测等方案；基础管理涉及档号管理、档案储存等；档案服务包括身份调查、实物管理方案等。

多源采集支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联可通过自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器获取业财系统会计资料；手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板。

智能制档通过规则引擎自动组装会计档案，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少人工匹配工作量，还有字段映射功能，让查询更便捷。

档案管理具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等；档案目录支持自定义分类、字段维护等；系统规范预置档号满足国标档号规则格式。

核心亮点 凸显系统独特优势

合思档案的在线档案系统具有诸多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，提升检索效率。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。

实物备查能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

价值彰显 惠及企业各类角色

合思档案的在线档案系统为企业不同角色带来了显著的价值。

对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务，能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

从企业整体来看，合思档案显著降本增效，是闭环全量业财系统的“连接器”，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业效益最大化。

典型场景 展现系统广泛适用

合思档案的在线档案系统适用于多种典型场景。

多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。

一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。

档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载；管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。

成功案例 见证系统卓越成效

众多企业已经通过合思档案的在线档案系统取得了显著的成效。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，取得业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，取得实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保等成效，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，取得统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、实物存档占用空间等问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

市场定位 凸显系统独特价值

合思是为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案提供多种创新解决方案，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，证据链完整性解决方案保障财务合规，大数据解决方案支持百亿级单据量匹配关联等，区别于传统档案管理方式。

合思档案拥有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，符合国家政策要求。

在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的在线档案系统能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。合思在全国多地设有服务点，拥有专业的团队和完善的服务体系。通过电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com等渠道均可联系。如果您想体验合思档案在线档案系统的强大功能，不妨抓住机遇，选择合思档案开启数字化档案管理之旅，现在就可以免费试用，感受其为您带来的高效与便捷。