在纸电混合的时代浪潮中，企业的档案管理犹如置身于迷雾之境，面临着重重挑战。企业高管们为纸质档案管理的高额成本、庞大占地以及数据难以分析利用而忧心忡忡；财务人员则深陷海量档案数据的整理泥沼，手动匹配、核对的工作枯燥又繁琐；业务人员在报销时，繁琐的纸质票据留存和上交流程更是耗费了大量时间。
企业档案管理的成本居高不下，显性成本如纸质凭证输出的耗材费用、档案室和档案柜的存储空间成本；隐形成本则体现在手工装册归档的重复性劳动、查询调阅的低效以及数据无法有效利用上。同时，合规风险也如影随形，电子会计凭证缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏。2025年数电票全覆盖的趋势，更是让企业财务档案管理直面新的挑战，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的要求。此外，企业在数字化推行过程中，虽然解决了线上业务处理问题，但在归档和储存环节，纸质文件和数据存储的线下载体问题依然存在，保证档案原生性成为确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。
面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面的合规性文档管理解决方案。
合思档案解决方案概览
合思档案凭借领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。
单套制解决方案更是独具匠心，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整无缺，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，会计档案无需打印即可应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业拓展档案管理的边界，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让不同档案类型的归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录。
证据链完整性解决方案则借助可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，为财务合规保驾护航。
合思档案核心功能亮点
合思档案的多源采集功能，宛如一个强大的信息收集器，实现了多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它通过接口互联，能够自主采集数据。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。此外，它还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。
智能制档功能是合思档案的一大亮点，它实现了电子凭证数据的自动匹配组装。通过规则引擎，会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还提供关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能可视化展示。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能更是别具一格，它自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，让档案更具扩展性和灵活性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测则基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
使用合思档案的显著收益
合思档案能为企业带来显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，确保了管理合规性。例如，合思档案可帮助企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，实现100%的管理合规性。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。其强大的规则匹配能力，最大程度地减少了人工介入，实现了自动组装和归档。
合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现了档案数据的价值。通过多维检索，它满足了多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现出多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览的效果。
合思档案还能实现资源重组，让企业效益最大化。它前后端数据同源，流程全息贯通，提升了管理能效，满足了不同角色的需求。对于CEO/高管来说，它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效；对于归档员/财务人员而言，它提高了工作效率，告别了重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高了档案利用效率；对于外部审计人员，它实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。
合思档案典型应用场景
集团型企业在档案管理方面常常面临流程复杂、人工环节多、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了有效的解决方案。它可以实现安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测功能则让系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。
企业在多系统数据互联方面往往存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未得到有效整理利用等。合思档案的数据集成方案可以广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，实现应收尽收。业务检测方案则通过精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。
中国最大的K12民办教育集团之一在档案管理方面存在诸多低效问题，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难等。合思档案的数据集成方案可以按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理可完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。
对于年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题严重影响了工作效率。合思档案的解决方案可以多系统采集数据，实现业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。
合思档案客户成功案例
海亮教育作为世界500强企业，此前老板要求实现财务办公室无打印机的无纸化目标。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。
徐福记作为2023年中国500最具价值品牌，多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。
中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
金牌橱柜全球拥有超3000家高端品牌专卖店，积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您也想开启高效的合规性文档管理之旅，不妨免费试用合思档案，体验其带来的卓越价值。
