合思智慧档案解决方案：开启企业财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，加快信息化建设的步伐。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管承受着纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理，难以分析利用的困扰；财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作所束缚，手动匹配、核对确认的工作枯燥又耗时；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量时间。同时，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档工作量大，查询调阅不便，数据难以有效利用；高合规风险，如电子会计凭证管理不善，纸质档案易受不可抗力损坏等问题。

面对这些痛点，合思推出了智慧档案解决方案，为企业提供了一站式的财务档案管理服务。

直击痛点：合思智慧档案解决方案破局之道

合思智慧档案解决方案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思智慧档案解决方案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。

对于归档员/财务人员来说，合思智慧档案解决方案能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，让档案管理变得轻松高效。

对于外部审计，合思智慧档案解决方案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能探秘：合思智慧档案解决方案的强大能力

合思智慧档案解决方案拥有丰富的产品功能，为企业财务档案管理提供了全方位的支持。
– 多源采集
数据汇聚的智慧枢纽：合思智慧档案解决方案支持多源采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。
– 智能制档
数据整合的智慧引擎：在智能制档方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
– 档案管理
精细管控的智慧平台：合思智慧档案解决方案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
– 档案应用
高效利用的智慧桥梁：档案应用功能包括多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

亮点聚焦：合思智慧档案解决方案的核心优势

合思智慧档案解决方案具有诸多核心亮点，使其在市场上脱颖而出。
– 领先单套制
高效合规的智慧之选：合思智慧档案解决方案是领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现电子档案应收尽收。“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。打破物理空间限制在线自由调阅，预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。
– 大数据赋能
海量数据的智慧处理：大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。
– 档案扩展
灵活定制的智慧延伸：档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
– 证据链完整
合规保障的智慧防线：证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

价值凸显：合思智慧档案解决方案的深远影响

合思智慧档案解决方案为企业带来了显著的价值。
– 降本增效
财务管控的智慧升级：显著的降本增效，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。
– 全链拉通
业财税档的智慧连接：电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。
– 数据活化
决策支持的智慧源泉：让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。
– 资源重组
企业效益的智慧提升：资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

场景应用：合思智慧档案解决方案的广泛实践

合思智慧档案解决方案在多个典型场景中发挥了重要作用。
– 企业数字化转型
原生档案的智慧保障：企业在推行数字化的过程中，通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节并未解决纸质文件储存的问题，还有数据存储线下载体。合思智慧档案解决方案可保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。
– 纸电混合管理
实物档案的智慧创新：在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统需要在具备实物档案线上化管理能力的同时，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联。合思智慧档案解决方案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。
– 审计工作支持
高效审计的智慧助手：企业在进行审计工作时，合思智慧档案解决方案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。
– 档案全流程管控
合规运营的智慧保障：企业在进行档案移交、鉴定、销毁等操作时，合思智慧档案解决方案可实现全流程线上化管控，过程监控，结果可追溯，确保合规化和管控线上化。

案例见证：合思智慧档案解决方案的卓越成效

合思智慧档案解决方案已经在众多企业中得到了成功应用。
– 某企业
高效管理的智慧典范：某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思智慧档案解决方案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如凭证总量达 14W+，单据总量达 50W+，数据加载仅需 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。
– 某集团型企业
合规转型的智慧引领：某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思智慧档案解决方案的单套制管理方案实现安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
– 某企业
高效利用的智慧突破：某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等问题。合思智慧档案解决方案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。成本效益对比显示，装订匹配耗时从 66 天/年减少到 10 天/年，利用耗时从 30 天/年减少到 6 天/年，打印成本从 180000 元/年减少到 30000 元/年，空间成本从 143,773 元/年减少到 22,835 元/年，预估节省总体成本 30W+/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
– 某教育集团
流程简化的智慧变革：某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思智慧档案解决方案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：合思智慧档案解决方案的独特优势

合思智慧档案解决方案在市场上具有独特的定位和差异化优势。合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，创立于 2014 年 11 月，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位财务数字化服务。

合思智慧档案解决方案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，通过 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证，具有强大的技术实力和安全保障。

该解决方案支持广泛连接各类异构业财系统，具备强大的规则匹配能力，实现 100%自动归档，最大程度减少人工介入，符合国家政策要求，拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且能及时应对变化。同时，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，在市场上具有独特的竞争优势。

合思智慧档案解决方案能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，为企业带来显著的降本增效、合规经营和低碳运营等价值。

随着数电票的快速扩张和国家对电子会计档案管理政策的不断推进，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思智慧档案解决方案将持续迭代创新，以更强大的功能和优质的服务，满足企业不断变化的需求，在企业财务档案管理领域发挥更大的作用。

目前已有 7000+付费企业、300 万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也想提升财务档案管理效率，实现数字化转型，不妨选择合思智慧档案解决方案。现在您可以拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网站 www.hosecloud.com，或者扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，添加合思小助手，获取更多产品信息和服务，还能免费试用合思智慧档案解决方案，开启企业财务档案管理的新篇章。