在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数字经济已成为推动经济社会发展的核心力量。习近平总书记在党的二十大报告中着重强调，要加快建设数字中国，加快发展数字经济，推动经济社会发展绿色化、低碳化。自 2021 年 12 月 1 日起，数电票试点工作迅速铺开；2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一系列举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证无纸化的实现，犹如一股春风，为企业带来了诸多益处。它不仅优化了业务流程，改变了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用也面临着重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。在这个关键节点，北京合思信息技术有限公司凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业的财务数字化转型注入了强大动力，尤其在财务数据安全管理方面发挥着重要作用。
世界 500 强旗下教育服务品牌的财务痛点困局
在竞争激烈的商业世界中，一家世界 500 强旗下的教育服务品牌，尽管在市场上占据着重要地位，但在财务数据安全管理方面却面临着诸多难题。
该企业业务和财务系统众多，且相互独立，犹如一座座孤岛，数据无法实现互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，就像在茫茫大海中寻找一颗特定的珍珠。电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还浪费了大量纸张，这与当前倡导的绿色办公理念背道而驰。
实物存档方面，更是问题重重。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，企业因此面临着合规风险，在财务数据安全管理上存在巨大隐患。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，工作人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作，这在一定程度上降低了工作效率，也影响了财务数据安全管理的准确性。
实物凭证与业务分散，导致无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产的利用率极低。这使得企业在需要查阅相关财务数据时，往往需要花费大量的时间和精力，影响了企业的决策效率，也对财务数据安全管理造成了不利影响。
合思全生命周期电子化会计档案管理破局之策
面对该企业在财务数据安全管理方面的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的档案数据来源广泛，包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收，为财务数据安全管理提供了全面的数据支持。
接口传输方式多样，有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这种多样化的传输方式，能够满足不同场景下的数据传输需求，确保数据的及时、准确传输，进一步保障了财务数据安全管理。
该方案实现了自动归档，包含智能组单、四性检测等功能，涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节。在电子档案管理方面，会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。强大的规则引擎可以自定义搭建，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，大大提高了财务数据安全管理的效率和准确性。
应用合思方案后的显著成果
在应用合思的方案后，该企业在财务数据安全管理方面取得了显著成果。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，使得企业在财务数据安全管理方面更加便捷。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率 91%以上，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这表明合思的方案在提高财务数据安全管理效率的同时，还能够有效控制人力成本。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。此外，财务作业自动化率达 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%，进一步体现了合思方案在财务数据安全管理中的重要作用。
合思——企业财务数字化转型的得力伙伴
合思在企业财务数字化转型中发挥着至关重要的作用，尤其在财务数据安全管理方面优势明显。通过提供敏捷的财务收支管理平台和完善的解决方案，合思助力企业解决了财务痛点，实现了财务数字化转型，提升了管理效能，降低了成本。
合思具有众多优势。其主要功能丰富，涵盖差旅申请、商旅线上订购、发票采集等 20 多项功能，能够满足企业多样化的财务需求。具备强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的高效流通和共享，保障了财务数据安全管理的整体性。
此外，合思还提供定制化服务、灵活定价模式等，能够根据企业的不同需求进行个性化定制。并且，合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系，共同推动行业的进步和发展。
如果您的企业也想在财务数据安全管理方面实现数字化转型，提升管理效能，降低成本，不妨选择合思。欢迎各企业拨打 400 – 105 – 6505 电话咨询，或访问 www.hosecloud.com 网站了解更多信息，关注合思微信公众号，添加小助手，开启免费试用，开启财务数字化转型之旅。
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