在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型浪潮中也迈出了坚实的步伐。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有约2400名员工，下辖8家子公司，在全国设立了30多个办事处，并在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的企业规模和复杂的组织架构，使得动力源在财务数字化方面面临着诸多挑战，尤其是差旅活动审批环节，更是亟待优化。
转型困境：差旅活动审批痛点丛生
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，现实却并未如预期那般顺利。整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，差旅活动审批更是困难重重。
多系统操作体验差、手工录入合规难是一大痛点。员工在进行差旅活动审批时，申请单需要在各系统间频繁切换提交，不仅浪费时间，还容易出错。报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的工作。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是影响差旅活动审批的重要因素。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，在差旅活动审批过程中无法对业务运营及时纠偏。
业务覆盖面广、报销模式复杂进一步加剧了差旅活动审批的难度。动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，差旅活动频繁。报销涉及的事项和发票类型多，稽核繁琐，不同类型费用支付方式不同，这给差旅活动审批带来了极大的挑战。
合思方案：重塑差旅活动审批流程
面对动力源在财务数字化转型中遇到的种种问题，合思为其提供了一套全面的财务数字化解决方案，旨在优化差旅活动审批流程。
合思提供了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合。在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这使得差旅活动审批所需的信息能够及时、准确地获取，提高了审批效率。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一模式极大地简化了差旅活动审批流程，减少了员工和财务人员的工作量。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，使得差旅活动审批更加高效、准确。
实施步骤：有序推进差旅活动审批变革
合思团队与动力源相关部门进行了深入对接，了解其系统现状、业务流程和需求，进行了系统集成的前期准备工作，包括数据对接测试等。这一步骤为后续的系统部署和差旅活动审批流程优化奠定了坚实的基础。
接下来，合思部署了合思费控、合思商城等系统，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思系统进行数据同步和接口对接。通过这一过程，实现了各系统之间的互联互通，为差旅活动审批提供了更加便捷的条件。
为了让动力源的员工能够熟练使用新系统，合思对员工进行了培训，使其熟悉新系统的操作流程，如无需报销模式的使用、系统间数据同步后的操作等。员工掌握了新系统的使用方法，差旅活动审批的效率自然得到了提升。
在系统上线后，合思进行了试运行和调试，及时解决出现的问题，确保系统稳定运行。只有系统稳定运行，才能保证差旅活动审批的顺利进行。
显著成效：差旅活动审批效率大幅提升
合思解决方案实施后，动力源在差旅活动审批方面取得了显著的成果与效益。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升300%。这意味着员工能够更快地获得报销款项，提高了员工的满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员从繁琐的发票校验真伪、认证、审计等流程中解放出来，有更多的精力去做更有价值的工作。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了差旅活动审批流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的差旅活动更加轻松。
从财务方面来看，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在基础工作上，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，差旅活动审批也更加科学合理。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的企业已通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，尤其是差旅活动审批效率低下的问题，不妨选择合思，让有限更有效，开启财务数智化的新篇章。点击免费试用，体验合思为您带来的高效差旅活动审批解决方案！
