在数字化浪潮席卷的当下，企业财务管理正面临着前所未有的变革。尤其是2025年数电票全覆盖的目标确立后，企业财务档案管理被推到了新挑战的前沿，信息化建设的短板亟待弥补。在数电票时代，发票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在传统的纸电混合时代，企业各层级人员都在档案管理方面遭遇了重重困境。企业高管为纸质档案管理的巨大成本而忧心，不仅储存占地，而且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理工作耗时费力，手动匹配核对的过程枯燥又繁复。业务人员在报销纸质票据时，更是要面对繁琐的流程，苦不堪言。
传统档案管理的弊端远不止于此。它存在着高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求庞大；高隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量极大，查询调阅的条件颗粒度粗糙；同时，还伴随着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素可能导致纸质档案损坏。即便企业在推行数字化的过程中解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存及数据存储线下载体的问题依然存在。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规的关键，也是实现企业全面数字化的必经之路。
创新方案：满足多元档案管理需求
合思档案凭借其领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，在众多档案管理平台中脱颖而出。这一系列方案能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收，满足企业在不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案带来了便捷调阅不打印、混序归集免组装的全新体验。其业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档，大大提高了效率，实现了会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案更是独具特色，它允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案则通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链，有力保障了财务合规。
核心功能：开启高效档案管理新纪元
合思档案的核心功能在多个方面展现出卓越的优势，能够为企业带来显著的降本增效、合规管理和数据利用价值。
智能采集功能支持多源采集，为企业提供了多样化的选择。接口互联基于跨系统数据集成要求，通过自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还可自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，能够实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，大幅减少了90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射实现查阅便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。
档案管理功能具备权限管理、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等特点。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录支持自定义档案目录分类，能够灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。
档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足了多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，还支持批量检索。一站式预览穿透联查功能智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景档案应用。
成功案例：见证合思档案卓越成效
众多不同类型的企业已经亲身体验到了合思档案在解决档案管理问题上的实际成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。这不仅简化了装订流程，还能在1分钟内快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证总量达14W +、单据总量达50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次、单据与单据关联次数达800亿次。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一，接口开放服务，应收尽收；业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某民办教育集团面临业务系统多数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散查阅繁琐等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。管理成效显著，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
行动号召：开启高效合规档案管理之旅
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的迫切需求，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案致力于管理与服务的融合，秉持以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代。它能够帮助企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效，特别是在费用报销效率提升方面有着显著的效果。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想提升费用报销效率，实现档案管理的数字化转型，欢迎选择合思档案，您还可以免费试用，开启高效、合规的档案管理之旅。
