在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已然成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的迅速铺开，截至2023年12月1日，已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式到来。电子凭证无纸化不仅有利于优化业务流程，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，为企业的可持续发展注入新的活力。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场电子凭证数字化转型的浪潮中发挥着至关重要的作用。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了全方位的财务数智化服务。电子凭证会计数据标准的推广应用，实际上是对企业经济业务数据的数据治理过程。通过将电子凭证的数据（XBRL）与版式（PDF或OFD）分离，极大地提升了电子凭证归档的存储和利用效率，促使企业经营决策从流程驱动向数据驱动、模型驱动转变。电子凭证数字化转型以数字技术与业财深度融合为抓手，推动财务管理从信息化向数字化、智能化转型，实现全社会会计无纸化、生态化建设，有助于企业实现低碳运营，并获得融入ESG时代的重要抓手。
经典零食品牌的会计档案更新困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，在市场上拥有着极高的知名度和广泛的消费者群体。然而，随着企业的不断发展壮大，它也面临着诸多挑战与痛点，尤其是在会计档案更新方面。该品牌年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。其管理流程跨多个系统，显得繁杂且低效。
在差旅管理方面，差旅平台对账方案不灵活，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。
在会计档案管理方面，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理、查找档案不仅容易出错，还造成了高额人力物力的浪费。这一系列问题严重影响了企业的运营效率和财务管理水平，会计档案更新迫在眉睫。
合思量身定制会计档案更新解决方案
合思针对该国民经典零食品牌的具体情况，提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，为企业的会计档案更新带来了新的转机。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请并通过业务审批后，可通过合思商城订购或TMC订购相关服务。合思商城和TMC会生成对账单，方便后续的核算和管理。
在财务核算、记账方面，合思设有对账结算中心。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账；线下统一开票后则进行线下结算和手工记账。这种灵活的方式满足了企业不同场景下的需求。
在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。该方案具有便捷申请（无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印【合思费控】）、同屏比价（统一开票、自动拆分对账、记账去人工化【合思商城】）、多源采集（智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理【合思档案】）等特点，为企业的会计档案更新提供了全面、高效的解决方案。
会计档案更新成效显著
该国民经典零食品牌在采用合思的解决方案后，取得了显著的成果，会计档案更新工作也得到了极大的改善。
在成本节约方面，年度节约200万+差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升60%。
在业财连接方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理。标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本，实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。
合思引领会计档案更新潮流，共赴数字化未来
电子凭证数字化转型是实现开具、接收、报销、入账和归档的全链无纸化，是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，报销数字化转型已是必然趋势。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，合思可推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
合思具有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集等20多项功能，还提供免费试用、灵活定价模式等服务，已经赢得了众多客户的信赖和好评。
在会计档案更新的道路上，合思将一如既往地发挥其专业优势，为企业提供更加优质、高效的解决方案。我们呼吁企业抓住电子凭证数字化转型机遇，选择合思的解决方案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您想进一步了解合思的解决方案，可拨打400 – 105 – 6505咨询或访问www.hosecloud.com，还可免费试用合思的产品，开启会计档案更新的新篇章。
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