在数字化浪潮的推动下，我国电子凭证改革正以迅猛之势向前发展。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证在接收、报销、入账和归档等环节仍面临诸多难题，“最后一公里”的畅通成为亟待解决的问题。
与此同时，传统的纸质档案管理方式也暴露出了诸多弊端。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档过程中，工作人员需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况时有发生。此外，纸质档案的查找受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，极大地影响了工作效率。大量纸质档案的管理不仅对空间和人力提出了巨大的要求，成本高昂，如COMMUNE幻师每年在档案耗材、打印和存储方面的成本就高达53323元，而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存和数据安全，存在合规性隐患，像高新兴科技集团就因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
全面专业方案直击痛点
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地洞察到了企业在财务档案管理方面的痛点，并推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。合思档案的解决方案贯穿电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等环节，还具备文件传输、邮件短信、系统直联等功能，能够同步原始凭证信息至档案服务。针对不同业务场景和企业需求，合思提供个性化的解决方案，例如为餐饮企业量身定制财务数字化解决方案，有效提高总部和门店的业财融合效率，优化资料归档流程。
核心功能亮点优势凸显
合思档案拥有一系列独特的核心功能亮点，为企业的财务档案管理带来了全新的体验。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够对电子会计档案进行全生命周期管理。在智能采集方面，既可以通过外部生态的OCR识别、RPA技术等，也可以利用内部系统的EAI插件、API接口等；预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，让资料归档流程更加顺畅。
合思档案具备开放式接口互联和自主采集功能，大文件能够自动切割，数电票可以自动化解析，还能实现智能关联和自动组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保资料归档流程的准确性和规范性。
在权限管控和档案管理方面，合思档案实现了精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，采用水印管理，档号符合国标要求。多维检索和一站式预览功能，让用户能够快速找到所需档案；在线借阅和异构系统联查功能，方便用户在不同系统之间获取档案信息；实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，进一步提升了档案管理的效率和便捷性，优化资料归档流程。
合思档案能够实现档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。自动制档功能释放了财务人员的精力，凭证数据自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整，档案关联规则可视化配置，让资料归档流程更加科学合理。
多维度收益彰显价值
企业使用合思档案能够在成本、效率、合规等多个方面获得显著收益。
在成本节约方面，多家企业都取得了显著成效。好想你健康食品股份有限公司预计通过使用合思档案，每年减少综合成本20万元；COMMUNE幻师年节约成本更是高达5000万元；云海肴节省打印、存储等总体成本30万/年。这些数据充分证明了合思档案在降低企业成本方面的强大能力，优化资料归档流程的同时也为企业节省了大量资金。
在效率提升方面，各企业同样表现出色。好想你减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时；海亮教育科技服务集团的档案整理匹配效率提升了90%；高新兴科技集团的归档效率提升了90%。合思档案让企业的财务档案管理工作更加高效，资料归档流程更加快速。
在合规性保障上，合思档案帮助企业满足电子会计档案管理法规要求。中文天地出版传媒通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，确保资料归档流程符合法规要求。
此外，合思档案还助力企业实现低碳可持续发展。杭州西湖城市建设投资集团进行无纸化改造后，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸，相当于森林中40颗大树，约等于650kg二氧化碳，让资料归档流程更加环保。
多行业应用场景丰富
合思档案在不同行业都有着广泛的应用场景，为各行业的企业提供了切实可行的解决方案。
在餐饮行业，云海肴通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%，解决了多地直营门店纸质档案打印成本高、存储成本高、查找困难等问题，实现了全面无纸化管理，优化了资料归档流程，提升了企业的管理水平。
在教育培训行业，海亮教育科技服务集团通过合思档案实现了财务数字化转型，解决了数据乱、存储贵、效率慢、利用难等问题，提升了档案整理匹配效率，减少了存储空间和人力成本，让资料归档流程更加规范。
在软件与信息技术服务行业，高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率，档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，优化了资料归档流程，为企业的发展提供了有力支持。
在国企领域，中文天地出版传媒通过合思的解决方案实现了电子凭证的采集、入账、归档等全流程管理，提升了财务档案归档效率和员工报销效率，节约了成本，实现了数字化转型和低碳可持续发展，让资料归档流程更加科学。
成功案例见证卓越成效
众多企业的成功案例充分证明了合思档案的有效性。
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案的解决方案，打破了数据壁垒，实现了数据同源，一键联查提升了工作效率；自动组装便于审计；借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物匹配，查阅方便。方案实施后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年，优化了资料归档流程，为企业带来了显著的效益。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，去人工化减少了人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足了内审需求。方案收益显著，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%，让资料归档流程更加高效。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储各类档案数据，搭建了完整的业务证据链，实现了数据共享和一站式查阅，银行回单无纸化管理。方案实施后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%，优化了资料归档流程，保障了企业的合规运营。
帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子和实物档案高度关联，线上化管理各类数据。仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生，让资料归档流程更加便捷。
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果你所在的企业也有财务档案管理需求，不妨选择合思档案，开启财务数智化新篇章。你可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，访问我们的网址www.hosecloud.com，也可以通过二维码扫描了解合思档案和更多案例。现在，你还可以免费试用合思档案，亲身体验它为你带来的高效资料归档流程和卓越的财务管理体验！
