在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革正驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供专业的财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。为顺应电子凭证数字化转型的趋势，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为供应商发票管理提供了强大的支持。
传统档案管理痛点凸显，合思档案势在必行
在传统的供应商发票管理中，纸质档案管理存在诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来极为困难，往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代化管理的要求。
COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。该企业档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，严重影响了工作效率和财务管理水平。
云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案管理之苦。其纸质档案打印成本高，多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅增加了成本，还占用了大量的存储空间。档案存储耗费了大量的档案盒、档案柜等资源，而电子源文件却无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，在供应商发票管理方面效率低下。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后再移交综合档案管理，采用独立档案室管理存放纸质档案。在进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，不仅效率低下，还容易出现错误，对供应商发票管理的精准性和及时性造成了不利影响。
合思档案解决方案，重塑供应商发票管理新格局
合思档案实现了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务，有效解决了供应商发票管理中的难题。
其功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联、自主采集的方式，能够实现大文件自动切割、数电票自动化解析，确保供应商发票等数据的准确采集。在档案制档环节，实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，提高了发票处理的准确性和规范性。在档案管理方面，具有精准权限管控、档案目录灵活扩展的特点，水印管理、档号符合国标要求，保障了发票数据的安全和合规。在档案利用方面，可进行多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，方便企业对供应商发票进行高效管理和利用。
以云南菜品牌连锁经营为例，通过引入合思档案实现财务数字化，有效提高了总部和门店的业财融合效率，在供应商发票管理方面取得了显著成效，业财融合效率提升了80%。
合思档案核心功能与优势，赋能供应商发票管理
自动化归档告别重复性工作，让档案利用更加便捷高效。合思档案的数据同源，能够实现透明流转，便于企业对供应商发票进行监控和分析。同时，合思档案可以打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存，统一标准，统一管理，实现业务证据链的完整搭建，以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，为供应商发票管理提供了坚实的基础。
合思档案还能够实现数据共享，提供一站式查阅服务。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，使查阅更加便捷高效。此外，它还能实现银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，助力企业降本增效，优化供应商发票管理流程。
合思档案支持多维检索条件，能够快速定位所需档案。通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等可以实现组合式穿透预览，满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，让企业对供应商发票管理一目了然。
多行业成功案例，见证合思档案供应商发票管理实力
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在供应商发票管理等方面取得了显著成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，在供应商发票管理上也有出色表现。纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。在供应商发票管理方面，年节省超30万元，业财融合提升了80%，财务提效90%，达到了100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%，有效提升了供应商发票管理的质量和效率。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇。合思档案作为一款专业的电子会计档案管理平台，能够为企业的供应商发票管理提供全方位的支持，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助合思档案在财务数智化转型中取得了显著成效。
如果您也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，提升供应商发票管理水平，不妨选择合思档案。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案、了解更多案例。现在就可以免费试用合思档案，开启供应商发票管理的数字化新时代。
