合思档案：开启企业财务档案管理新时代

在数字化浪潮席卷而来的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的挑战，加快信息化建设的步伐。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管为纸质档案管理成本高、储存占地大，且档案数据难以分析利用而烦恼；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也面临着流程繁琐的问题。此外，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。虽然国家政策支持电子会计档案管理，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，数据存储线下载体也影响了企业财务档案管理的合规性及全面数字化。

面对这些难题，合思档案作为一款专业的财务合规性提升工具，应运而生。

合思档案：全方位解决方案

• 为不同角色量身定制
  对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。合思档案就像是企业决策的智慧锦囊，为企业的发展提供有力支持。

对于归档员/财务人员，合思档案可提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。它实现了档案数据同源、全流程透明流转，便于监控和分析，使财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。合思档案就像一位贴心的工作伙伴，为财务人员减轻工作负担。

对于外部审计，合思档案能实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。合思档案就像是审计工作的高效助手，让审计工作更加顺畅。

• 方案概览
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。它就像一张紧密的大网，将企业的各类档案信息一网打尽。

合思档案：强大功能展示

• 多源采集：灵活高效获取数据
  合思档案作为财务合规性提升工具，在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：精准高效整合数据
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：灵活安全的管控体系
  合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。它还支持自定义档案目录分类，维护、新增创建档案字段，设置表单主键，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展。

• 档案应用：便捷高效的利用体验
  支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，借阅人可在线查看、支持下载，管理员可实现借阅过程透明化、一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括静态介质打标、虚拟库房、档案盒管理、到单确认 & 扫码装盒、扫码上架等功能。

合思档案：核心亮点凸显

• 便捷调阅：打破空间限制
  便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，用户可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

• 大数据处理：高效应对海量数据
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态 API 接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询的数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制的数据存储能力。

• 档案扩展：满足多样化需求
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

• 证据链完整性检测：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案：为企业创造价值

• 降本增效：节约成本提升效率
  合思档案作为一款优秀的财务合规性提升工具，能让企业显著降本增效。它帮助企业彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

• 数据利用：激活数据价值
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值，支持多维度、精细化的档案查阅需求，满足企业档案数据精细化管控。

• 资源重组：实现效益最大化
  资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现各类档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案：典型使用场景

• 海量单据企业的高效管理
  年单据量 2.6 亿的企业，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化、简化装订流程等解决方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

• 集团型企业的标准化管理
  集团型企业存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保。

• 多系统互联企业的协同管理
  多系统数据互联的企业面临低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案实现广泛连接、标准统一，业务检测方案进行精细化关联规则引擎配置和数据检测，跨系统调阅方案实现业务系统与档案系统的调阅交互，最终实现统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理和成本效益提升。

• 教育集团的简化管理
  中国最大的 K12 民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、档案利用不便等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现全业务版式文件自动生成及归档和智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。

合思档案：成功案例见证

合思档案拥有众多成功案例，客户名录涵盖事业单位及院校、央企（如广东某高校、中交集团等），行业领军企业（如好想味、金牌厨柜等），国家试点企业（如海亮教育科技服务集团、DERLOOK 等）。

海亮教育表示在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。

徐福记称合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

中交水规院提到单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。

合思档案：市场定位与差异化优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技 50 强、SOC1、SOC2 安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的档案管理需求。

合思档案创造性提供财务视角下的证据链完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案作为一款卓越的财务合规性提升工具，能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票时代的发展和企业数字化转型的需求不断增加，合思档案将持续迭代优化，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务。企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您想体验合思档案的强大功能，现在就可以免费试用，拨打 400 – 105 – 6505 或访问 www.hosecloud.com，也可通过微信公众号和微信小程序获取更多信息，欢迎企业咨询合作。