在数字化浪潮席卷的当下，国家积极推动电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局拉开全面数字化的电子发票试点工作序幕，到2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市）。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到时代发展的脉搏。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思致力于帮助企业深挖更多净利润，助力企业实现财务数字化转型，同时高度重视文档存储安全性，为企业的财务数据安全保驾护航。
零食巨头的财务困境
有这样一个国民经典零食品牌，它拥有覆盖全国的销售版图，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。其管理流程横跨多个系统，显得繁杂且低效。在这样庞大而复杂的运营体系下，企业面临着诸多挑战与痛点，文档存储安全性也受到了严重威胁。
该企业的差旅平台对账方案缺乏灵活性，却有着极高的核算精细化管理要求。每到对账时，财务人员还需在Excel中进行二次整理，大量的人工记账不仅耗费时间和精力，而且难以释放财务的真正价值。同时，文档在人工处理过程中，存储分散且缺乏有效监管，文档存储安全性大打折扣。
在差旅管理方面，事前事中管控不连贯，差旅控制既不精细也不灵活。这直接导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。更重要的是，这种传统的档案管理方式无法有效保障文档存储安全性，一旦出现意外情况，如火灾、水灾等，企业的重要财务文档可能会遭受毁灭性损失。
合思的定制破局之策
面对该零食品牌的重重困境，合思信息技术有限公司凭借其专业的技术和丰富的经验，为企业量身定制了一套无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，全方位保障文档存储安全性。
在消费环节，员工消费可通过差旅申请、业务审批后，在合思商城进行订购，也可选择TMC订购。这种便捷的消费方式，让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了工作效率。同时，合思对消费数据进行严格的加密存储，确保文档存储安全性。
在财务核算和记账方面，合思搭建了对账结算中心。对于线上统一开票的情况，可实现自动拆分结算、自动记账；线下统一开票则进行线下结算、手工记账。通过这种方式，实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了财务工作的准确性和效率。并且，合思采用先进的数据库技术和安全防护机制，保障财务核算和记账文档的存储安全性。
在档案管理上，合思表现得尤为出色。在合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。通过多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，大大提高了档案管理的效率和规范性。同时，合思运用多重加密技术和异地容灾备份方案，确保文档存储安全性，即使遇到极端情况，企业的财务档案也能得到妥善保存。
转型成效显著
该零食品牌应用合思的解决方案后，取得了显著的成果，文档存储安全性也得到了有效保障。
在成本控制方面，年度节约了200万+的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。这不仅体现了员工对合思商城便捷性的认可，也证明了合思解决方案在成本管控方面的卓越成效。同时，合思对差旅消费数据的安全存储，保障了文档存储安全性。
财务入账效率提升了60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。这意味着财务人员有更多的时间和精力去进行财务分析和决策，为企业创造更大的价值。而且，合思对财务入账文档的安全管理，确保了这些重要文档的存储安全性。
在业财融合方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的财务数据更加准确、可靠，为企业的决策提供了有力支持。同时，合思强大的安全防护体系保障了电子会计档案的文档存储安全性。
携手合思开启转型新篇
合思通过无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在这个过程中，合思始终将文档存储安全性放在首位，为企业的财务数据安全提供了坚实保障。
合思是一款功能强大的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等20多项主要功能。它还提供定制化服务，能够根据企业的不同需求进行个性化配置。此外，合思还提供免费试用服务，让企业可以亲身体验其功能和优势。
在全国多个城市，合思都设有服务网点，为企业提供及时、高效的服务。企业可以拨打400 – 105 – 6505进行电话咨询，也可以登录网站www.hosecloud.com了解更多信息。同时，合思还拥有微信公众号和小助手二维码，方便企业随时联系。
在国家大力推动电子凭证数字化转型的大背景下，企业应积极响应政策，选择合思，加速自身财务数字化转型，实现可持续发展。合思将以其卓越的技术和优质的服务，保障企业的文档存储安全性，助力企业在数字化浪潮中稳步前行。现在就点击免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章！
