在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于高效财务管理和报销信息整理的需求愈发迫切。而金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，在这场变革中迈出了坚实的步伐。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，经过多年的发展，已然成为行业内的佼佼者。它拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。在全球范围内，超4000家高端品牌专卖店闪耀着品牌的光芒，海内外5大专业生产基地更是彰显着其雄厚的实力。企业拥有6000多名员工，规模宏大且发展态势良好。然而，在财务管理尤其是报销信息整理方面，金牌橱柜也面临着诸多挑战。
报销信息整理困局待解
在金牌橱柜的财务管理中，报销信息整理涵盖多个环节，每个环节都存在着不容忽视的问题。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中。这些档案数据难以被有效利用，每到需要整理报销信息时，工作人员不得不逐一打印相关资料，再进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这种传统的操作方式不仅耗费大量的人力和时间，而且容易出现错误，使得报销信息整理的效率极其低下。
保管环节同样存在难题。财务部门临时保管档案一年后，需要将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及到大量的档案交接和核对工作，增加了管理的复杂性和风险。
存储环节，公司采用独立档案室来存放纸质档案。虽然这种方式看似规范，但随着业务的不断拓展，纸质档案的数量与日俱增，档案室的空间压力越来越大，管理成本也随之上升。
在管理利用方面，公司主要依赖纸质档案进行管理。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，这不仅耗费大量时间和精力，而且难以保证查询的准确性和及时性。报销信息整理在这样的管理模式下，成为了企业发展的掣肘。
合思定制报销信息整理解决方案
面对金牌橱柜在报销信息整理方面的诸多难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储打破数据壁垒
合思打破了金牌橱柜各系统之间的数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四类关键信息进行整合。通过统一的标准和管理体系，将这些数据集中存储在一个平台上。这就好比将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，使得报销信息整理更加有序和高效。所有的数据都遵循统一的规范，便于管理和查询，大大提高了数据的可用性和价值。 -
构建完整业务证据链
合思注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条。通过业财一体双向穿透的方式，使得财务数据与业务数据紧密相连。在报销信息整理过程中，能够清晰地追溯每一笔业务的来龙去脉，为企业的财务管理提供了有力的支持。这种方式不仅提高了报销信息的准确性和可靠性，还为企业的决策提供了更加全面和深入的依据。 -
数据共享一站式查阅体验
合思以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，构建了会计资料的结构树。在这个结构树中，用户可以通过便捷的操作，一站式查阅所需的报销信息。无论是凭证、单据还是合同，都能在瞬间找到，大大节省了查询时间。这种高效的查阅方式，使得报销信息整理不再是一项繁琐的工作，而是变得轻松快捷。 -
银行回单无纸化革新
对于海量的银行回单，合思实现了自动采集、切割和组装。通过先进的技术手段，将银行回单以电子化的形式进行管理，实现了全面的无纸化。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了数据的安全性和可管理性。在报销信息整理过程中，银行回单的电子化处理使得流程更加顺畅，效率得到了显著提升。
解决方案落地实施步骤
合思的解决方案并非一蹴而就，而是经过了精心的规划和实施。
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智能采集数据源头把控
合思利用其电子会计档案管理平台的智能采集功能，从多个渠道采集金牌橱柜的各类档案数据。通过外部生态的OCR识别、RPA技术等先进手段，以及内部系统的EAI插件、API接口等，确保数据的准确采集。在报销信息整理中，这一步骤就像是为数据的流入设置了一道精确的关卡，保证了数据的质量和完整性。 -
预归档服务初步处理分类
在采集到数据后，合思在预归档服务中对数据进行初步处理和分类。运用集成服务、规则引擎、元数据服务等技术，对数据进行清洗、转换和分类。这就好比对采集到的原材料进行初步加工，为后续的管理和利用做好准备。在报销信息整理中，预归档服务使得数据更加有序，便于后续的操作。 -
基础管理规范档案操作
基础管理环节是档案管理的核心部分。合思对档案进行存储、检索、借阅、销毁等操作，确保档案管理的规范性。在报销信息整理中，每一个环节都有严格的流程和标准，保证了档案的安全和可追溯性。无论是日常的查询还是特殊情况下的借阅，都能在规范的管理下顺利进行。 -
档案服务实现有效利用
最后，在档案服务环节，合思为金牌橱柜提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务。通过对档案数据的深入挖掘和分析，为企业的决策提供支持。在报销信息整理中，这些服务使得档案数据不再是沉睡的数据，而是成为了企业发展的重要资源。通过统计分析，可以发现报销过程中的规律和问题，为优化报销流程提供依据。
解决方案成效显著
合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果和效益。
在报销信息整理方面，档案匹配耗时减少了84%。以往繁琐的手工匹配工作，现在通过合思的系统能够快速准确地完成，大大提高了工作效率。
档案查询耗时减少了80%。工作人员无需再花费大量时间在档案室中翻找纸质档案，通过电子平台即可快速获取所需信息。
预估每年节省总体成本30万以上。无纸化管理减少了纸张、印刷、存储等方面的成本，同时提高了工作效率，降低了人力成本。
档案合规性达到了100%。合思的系统严格遵循相关法规和标准，确保了档案管理的合规性，为企业的稳定发展提供了保障。
金牌橱柜高度评价合思方案
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。合思档案帮助金牌橱柜解决了报销信息整理中的诸多难题，实现了档案数据的智能化管理。通过提高工作效率和准确性，为企业的数字化转型提供了有力支持。在合思的助力下，金牌橱柜在财务管理方面迈出了重要的一步，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
行动号召开启免费试用
未来财务用合思，让有限更有效。众多像金牌橱柜这样的企业都选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着报销信息整理和财务档案管理的难题，不妨拨打400 – 105 – 6505，或者访问www.hosecloud.com了解更多。现在，您还可以免费试用合思的服务，让合思助力您的企业挖出更多净利润。
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