合思助力金牌橱柜实现报销信息整理智能化变革

合思助力金牌橱柜实现报销信息整理智能化变革
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业对于高效财务管理和报销信息整理的需求愈发迫切。而金牌橱柜家居科技股份有限公司,作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商,在这场变革中迈出了坚实的步伐。

金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年,经过多年的发展,已然成为行业内的佼佼者。它拥有国家认定厨房工业设计中心,是国家认定“智能制造示范企业”。在全球范围内,超4000家高端品牌专卖店闪耀着品牌的光芒,海内外5大专业生产基地更是彰显着其雄厚的实力。企业拥有6000多名员工,规模宏大且发展态势良好。然而,在财务管理尤其是报销信息整理方面,金牌橱柜也面临着诸多挑战。

报销信息整理困局待解

在金牌橱柜的财务管理中,报销信息整理涵盖多个环节,每个环节都存在着不容忽视的问题。

在整理环节,会计档案如同散落在各个角落的珍珠,分散于不同的系统之中。这些档案数据难以被有效利用,每到需要整理报销信息时,工作人员不得不逐一打印相关资料,再进行手工匹配、组装、装订,最后上架。这种传统的操作方式不仅耗费大量的人力和时间,而且容易出现错误,使得报销信息整理的效率极其低下。

保管环节同样存在难题。财务部门临时保管档案一年后,需要将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及到大量的档案交接和核对工作,增加了管理的复杂性和风险。

存储环节,公司采用独立档案室来存放纸质档案。虽然这种方式看似规范,但随着业务的不断拓展,纸质档案的数量与日俱增,档案室的空间压力越来越大,管理成本也随之上升。

在管理利用方面,公司主要依赖纸质档案进行管理。每年进行实物稽查时,工作人员需要人工逐一翻查档案,这不仅耗费大量时间和精力,而且难以保证查询的准确性和及时性。报销信息整理在这样的管理模式下,成为了企业发展的掣肘。

合思定制报销信息整理解决方案

面对金牌橱柜在报销信息整理方面的诸多难题,合思凭借其专业的技术和丰富的经验,为其量身定制了一套全面的解决方案。

  • 统一存储打破数据壁垒
    合思打破了金牌橱柜各系统之间的数据孤岛,将凭证、单据、合同、回单等四类关键信息进行整合。通过统一的标准和管理体系,将这些数据集中存储在一个平台上。这就好比将散落的珍珠串成了一条美丽的项链,使得报销信息整理更加有序和高效。所有的数据都遵循统一的规范,便于管理和查询,大大提高了数据的可用性和价值。

  • 构建完整业务证据链
    合思注重会计资料之间关系的搭建,以业务为核心构建了完整的证据链条。通过业财一体双向穿透的方式,使得财务数据与业务数据紧密相连。在报销信息整理过程中,能够清晰地追溯每一笔业务的来龙去脉,为企业的财务管理提供了有力的支持。这种方式不仅提高了报销信息的准确性和可靠性,还为企业的决策提供了更加全面和深入的依据。

  • 数据共享一站式查阅体验
    合思以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据,构建了会计资料的结构树。在这个结构树中,用户可以通过便捷的操作,一站式查阅所需的报销信息。无论是凭证、单据还是合同,都能在瞬间找到,大大节省了查询时间。这种高效的查阅方式,使得报销信息整理不再是一项繁琐的工作,而是变得轻松快捷。

  • 银行回单无纸化革新
    对于海量的银行回单,合思实现了自动采集、切割和组装。通过先进的技术手段,将银行回单以电子化的形式进行管理,实现了全面的无纸化。这不仅减少了纸张的使用,降低了成本,还提高了数据的安全性和可管理性。在报销信息整理过程中,银行回单的电子化处理使得流程更加顺畅,效率得到了显著提升。

解决方案落地实施步骤

合思的解决方案并非一蹴而就,而是经过了精心的规划和实施。

  • 智能采集数据源头把控
    合思利用其电子会计档案管理平台的智能采集功能,从多个渠道采集金牌橱柜的各类档案数据。通过外部生态的OCR识别、RPA技术等先进手段,以及内部系统的EAI插件、API接口等,确保数据的准确采集。在报销信息整理中,这一步骤就像是为数据的流入设置了一道精确的关卡,保证了数据的质量和完整性。

  • 预归档服务初步处理分类
    在采集到数据后,合思在预归档服务中对数据进行初步处理和分类。运用集成服务、规则引擎、元数据服务等技术,对数据进行清洗、转换和分类。这就好比对采集到的原材料进行初步加工,为后续的管理和利用做好准备。在报销信息整理中,预归档服务使得数据更加有序,便于后续的操作。

  • 基础管理规范档案操作
    基础管理环节是档案管理的核心部分。合思对档案进行存储、检索、借阅、销毁等操作,确保档案管理的规范性。在报销信息整理中,每一个环节都有严格的流程和标准,保证了档案的安全和可追溯性。无论是日常的查询还是特殊情况下的借阅,都能在规范的管理下顺利进行。

  • 档案服务实现有效利用
    最后,在档案服务环节,合思为金牌橱柜提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务。通过对档案数据的深入挖掘和分析,为企业的决策提供支持。在报销信息整理中,这些服务使得档案数据不再是沉睡的数据,而是成为了企业发展的重要资源。通过统计分析,可以发现报销过程中的规律和问题,为优化报销流程提供依据。

解决方案成效显著

合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果和效益。

在报销信息整理方面,档案匹配耗时减少了84%。以往繁琐的手工匹配工作,现在通过合思的系统能够快速准确地完成,大大提高了工作效率。

档案查询耗时减少了80%。工作人员无需再花费大量时间在档案室中翻找纸质档案,通过电子平台即可快速获取所需信息。

预估每年节省总体成本30万以上。无纸化管理减少了纸张、印刷、存储等方面的成本,同时提高了工作效率,降低了人力成本。

档案合规性达到了100%。合思的系统严格遵循相关法规和标准,确保了档案管理的合规性,为企业的稳定发展提供了保障。

金牌橱柜高度评价合思方案

金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。合思档案帮助金牌橱柜解决了报销信息整理中的诸多难题,实现了档案数据的智能化管理。通过提高工作效率和准确性,为企业的数字化转型提供了有力支持。在合思的助力下,金牌橱柜在财务管理方面迈出了重要的一步,为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。

行动号召开启免费试用

未来财务用合思,让有限更有效。众多像金牌橱柜这样的企业都选择了合思,实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着报销信息整理和财务档案管理的难题,不妨拨打400 – 105 – 6505,或者访问www.hosecloud.com了解更多。现在,您还可以免费试用合思的服务,让合思助力您的企业挖出更多净利润。

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captaincaptain
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