合思档案：解锁企业财务档案管理新密码

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标，犹如一道催化剂，让企业财务档案管理的信息化建设需求变得愈发迫切。数电票以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的管理要求。

与此同时，纸电混合时代的企业也面临着诸多难题。企业高管为纸质档案管理的高额成本和巨大的储存占地而头疼，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，繁琐至极；业务人员在出差、招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程也让人苦不堪言。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。在推行数字化的过程中，虽然企业通过各种系统建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存的问题依然存在，数据存储的线下载体也影响了企业的全面数字化进程。而文档安全存储成为了企业解决这些问题的关键所在。

破局之道：合思档案解决方案

面对企业在财务档案管理方面的重重困境，合思档案推出了领先的解决方案，为企业提供了一条破局之路。
合思档案提供了单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，为文档安全存储提供了有力保障。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，它采用线上一套电子数据管理的方式，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，确保了档案数据的完整、真实和合规，为文档安全存储奠定了坚实基础。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口的配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，进一步加强了文档安全存储的灵活性。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障了财务合规，从根本上保障了文档安全存储。

核心优势：提升效率与合规性

合思档案不仅提供了全面的解决方案，还具备一系列强大的核心功能和优势，能够显著提升档案管理的效率和合规性，进一步保障文档安全存储。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它还支持多种便捷的手动数据补录方式，确保了各种类型文档的安全存储。
智能制档功能利用规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还提供了关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，有效提高了文档安全存储和管理的效率。
档案管理功能具备权限管理，能够进行精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为文档安全存储提供了严格的权限保障。
档案应用功能实现了多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。此外，它还具备一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别了数据割裂问题，呈现了多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果，方便了用户对安全存储文档的使用和管理。

实战验证：多行业成功案例

合思档案的解决方案在不同企业的实际应用中得到了充分验证，展现了其有效性和价值，切实保障了企业的文档安全存储。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的方案，确保业务、财务数据应收尽收；实现了自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。通过合思档案的解决方案，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，取得了良好的数据指标，有力地保障了文档安全存储。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了安全合规存储，通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护了电子凭证原生态；实现了业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；推进了单套制落地，采用混序归档+银行回单分类归档的方式，以单套制推进档案无纸化。该企业通过合思档案的方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效保障了文档安全存储。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节繁琐，保管环节分散，存储环节依赖纸质档案，管理方式落后，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索困难，纸质档案易损坏丢失，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，确保了应收尽收；提供了业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；提供了跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。该企业通过合思档案的方案实现了统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一了标准，统一了管理；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，极大地保障了文档安全存储。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，易受环境影响损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案借还管理不规范等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现了应收尽收，统一了数据标准，夯实了数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；提供了智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现了智能化自动组装；实现了电子原文件独立管理，完成了电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下了坚实基础。该企业通过合思档案的方案以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，保障了文档安全存储。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用，帮助企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，全方位保障文档安全存储。

如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案。合思在北京、上海、杭州、深圳等多地设有办公地点，您可以前往当地咨询。您还可以拨打400 – 105 – 6505电话与合思取得联系，获取更多产品信息和解决方案。您也可以访问www.hosecloud.com网站，了解合思档案的详细介绍，还能通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，关注合思获取最新动态和服务。现在就免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章！