在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。今天，我们以北京动力源科技股份有限公司为例，探寻其在发展过程中遇到的财务数字化问题，以及合思为其提供的精妙解决方案。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，它宛如一颗璀璨的明星，业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。其产品广泛应用于国家重点建设项目，展现出强大的实力。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司规模庞大，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心，拥有2400人左右的员工队伍，还有8家子公司，全国30 + 个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。如此庞大的规模，在企业差旅合规流程方面必然面临着诸多挑战。
动力源的困境：财务数字化转型的迷雾
- 业务转型的坎坷之路
2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然踏上了这条充满挑战的道路。他们先后自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发报销系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂得像一团乱麻，系统之间的壁垒高筑，与预期的效果相去甚远。在企业差旅合规流程中，多系统操作体验如同在荆棘丛中前行，困难重重。 - 操作与合规的双重难题
员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间频繁切换，仿佛在不同的迷宫中穿梭，不仅耗费大量时间和精力，操作体验也极差。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行。这就如同在没有精准导航的情况下探索未知领域，假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们在企业差旅合规流程上疲于奔命。 - 系统割裂与信息滞后之殇
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，就像一个个孤立的小岛，无法形成有效的整体。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，就像在茫茫大海中航行却没有指南针，无法对业务运营及时操偏，企业差旅合规流程也因此陷入混乱。 - 复杂业务下的报销困境
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作如同在浩渺的星空中寻找特定的星星，繁琐至极。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，进一步增加了企业差旅合规流程的复杂性。
合思的妙方：破解财务数字化难题
- 系统集成：打破数据孤岛
合思深知系统集成对于解决动力源问题的重要性。他们将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，就像搭建了一座坚固的桥梁，让信息能够顺畅流通。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作，为企业差旅合规流程的顺畅运行奠定了基础。 - 无需报销：提升员工幸福感
合思推出的无需报销方案，如同一场及时雨，滋润了动力源员工的心田。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单&差标管控，消费即合规，就像给消费行为加上了一层精准的滤镜，确保每一笔消费都符合规定。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，让企业差旅合规流程变得高效而轻松。 - 强大连接能力：加速业务流转
合思费控系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。这就像给系统装上了强大的翅膀，能够跨越数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让企业差旅合规流程更加顺畅。
方案实施：步步为营迈向成功
合思团队与动力源紧密合作，开启了系统集成和功能启用的征程。他们将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，实现基础数据和业务数据的同步。这就像精心组装一台精密的仪器，每一个环节都需要严谨细致。
在完成系统对接后，合思逐步启用无需报销、系统连接等功能。同时，对动力源员工进行培训，让他们适应新的财务数字化流程。就像带领一群新手飞行员学习驾驶先进的飞机，通过专业的培训，让员工能够熟练掌握新的流程，确保企业差旅合规流程的顺利实施。
成果展现：数字化转型的辉煌成就
- 操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从漫长的等待中缩短了3周，效率提升了300%，仿佛坐上了高速列车，一路畅通无阻。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%，企业差旅合规流程变得更加高效和经济。 - 员工体验升级
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，就像给员工提供了一个便捷的消费超市，让他们能够轻松选择最优方案，提升了使用体验，也让企业差旅合规流程更加人性化。 - 财务合规高效
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，他们节省了更多精力去做更有价值的工作，企业差旅合规流程也更加规范和高效。 - 管理全程管控
管理实现了事中预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，就像拥有了一双洞察一切的眼睛。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让企业差旅合规流程更加科学和精准。
动力源的心声：携手合思共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也彰显了双方携手共创美好未来的决心，在企业差旅合规流程方面必将取得更加卓越的成就。
北京合思信息技术有限公司是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已助力众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启企业差旅合规流程的全新篇章！
