在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，早在1995年便成立，并于上海证券交易所主板上市，业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车等领域，其产品更是在国家重点建设项目中发挥着重要作用。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也面临着诸多难题，而合思的出现，为其带来了新的转机。接下来，让我们一同走进动力源的财务数字化转型之旅，探寻合思是如何助力其解决难题的，同时，这其中也与“纸质档案转电子”有着紧密的联系。
动力源的困境：财务数字化转型的“荆棘之路”
2011年，动力源便积极开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自主搭建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。虽然投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂繁琐，系统之间犹如一道道难以逾越的壁垒，与预期的转型效果相差甚远。
在实际操作中，多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，耗费大量的时间和精力；而财务人员则需要手工录入报销数据，发票的验真、查重也只能依靠人工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，增加了财务风险。
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法实现及时联动，这使得财务制度难以有效落地，企业的财务管理效率大打折扣。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。在传统的财务模式下，大量的纸质档案需要人工处理和保存，这不仅占用了大量的空间，还容易出现档案丢失、损坏等问题，而“纸质档案转电子”则成为解决这些问题的关键。
合思解决方案：打通财务数字化的“任督二脉”
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系统集成：数据同步的“桥梁”
合思深知系统集成对于动力源财务数字化转型的重要性。通过将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，以及将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就像在不同的系统之间搭建了一座桥梁，让数据能够顺畅地流通，为后续的财务管理提供了坚实的基础。同时，“纸质档案转电子”也在这个过程中发挥了重要作用，将原本分散在各个系统中的纸质档案转化为电子数据，方便了数据的存储和管理。 -
无需报销：员工与财务的“双赢”体验
合思推出的无需报销模式，为动力源的员工和财务人员带来了全新的体验。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费的合规性。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅提高了财务工作的效率，还减少了人为错误，实现了员工与财务的“双赢”。而“纸质档案转电子”则使得整个报销流程更加高效，电子档案的存储和查询更加便捷。 -
强大连接能力：打破数据流转的“壁垒”
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，展现出了强大的系统连接能力。这种技术支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。通过“纸质档案转电子”，数据的流转更加顺畅，避免了因纸质档案传递不及时而导致的信息滞后问题。
实施过程：携手共进，见证转型奇迹
合思团队与动力源紧密合作，共同走过了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维等各个阶段。每一个阶段都凝聚着双方的智慧和努力，共同见证了项目的每一个里程碑进度。
在系统集成过程中，合思团队确保动力源HR系统和BPM系统的数据准确无误地同步到合思费控系统中。他们就像一群严谨的工程师，对每一个数据细节都进行了反复核对和验证，为后续的财务数字化管理奠定了坚实的基础。同时，将“纸质档案转电子”工作有序推进，确保了电子档案的完整性和准确性。
对于无需报销的流程，合思团队进行了详细的设置和调试。他们深入了解动力源的业务需求，制定了合理的消费规则，优化了对账单的拆分和审批流程。通过不断的测试和优化，确保了无需报销模式的高效运行，让员工和财务人员真正感受到了数字化带来的便利。在这个过程中，“纸质档案转电子”使得流程更加透明化，便于监督和管理。
合思团队还不断测试和优化系统连接能力，保证业务数据能够在不同系统间高效流转。他们通过模拟各种业务场景，对系统的稳定性和性能进行了严格的测试，及时发现并解决了潜在的问题。“纸质档案转电子”也为系统连接提供了更加高效的数据支持，使得数据能够在不同系统之间快速准确地传递。
显著成果：财务数字化转型的“硕果累累”
经过合思的助力，动力源在财务数字化转型方面取得了显著的成果。
多系统集成使得数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作积极性。同时，“纸质档案转电子”减少了报销过程中的纸质文件传递，进一步提高了报销效率。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。原本繁琐的手工录入和稽核工作被自动化流程所取代，财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。电子档案的管理也更加便捷，减少了档案管理人员的工作量。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工不再需要花费大量时间在系统之间切换和手工填报数据，只需要在一个界面上就可以完成所有操作。“纸质档案转电子”让员工可以随时随地查询和提交电子报销档案，提高了报销的便捷性。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了大量的时间和精力，可以将更多的资源投入到企业的战略规划和财务管理中。电子档案的存储和检索功能也使得财务审计更加方便快捷。
动力源的认可与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
众多像动力源这样的专精特新企业都选择了合思的财务数字化解决方案，取得了显著的成效。如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思，让我们携手共进，实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启属于您企业的财务数字化转型之旅。
