在当今数字化浪潮中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以某世界500强旗下教育服务品牌为例，该企业在业务拓展过程中，逐渐面临着诸多财务数字化管理方面的难题。其业务、财务系统繁多且相互独立，数据无法互通，就像一个个孤立的信息孤岛。同时，实物存档占用大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，还时常出现档案损坏的情况，让企业面临合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长久，而且容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，耗费了大量的人力和时间。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。安全财务存档成为了该企业亟待解决的问题。
客户业务剖析：困境中的财务存档难题
该企业业务繁杂，拥有众多相互独立的业务、财务系统。这使得结构化数据的提取变得异常困难，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。在档案存档方面，实物存档占用了大量的物理空间，需要专门的人员进行管理，成本不断攀升。然而，即便投入了如此多的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，企业不得不面临合规风险。不断重复的纸质档案录入工作，如同一场漫长而枯燥的马拉松，耗时长久且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。实物凭证与业务的分散，让档案的查找如同大海捞针，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，也无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。安全财务存档对于该企业来说，仿佛是一座难以逾越的高山。
合思方案揭秘：全生命周期电子化管理
合思为该企业提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为安全财务存档带来了新的曙光。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。自动封装接口数量超过40种，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可轻松介入，真正实现了档案的应收尽收。接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，方便快捷。在功能方面，该方案实现了自动归档，具备智能组单、四性检测等功能，涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节。会计类档案管理范围广泛，不仅包括内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过合思的方案，企业能够实现安全财务存档的高效管理。
实施步骤详解：数据采集到智能管理
合思在实施过程中，首先通过广泛连接异构系统，对档案数据进行采集。这些数据包括电子档案的载体档案数字化副本、自研OA和金蝶EAS的数据、实物档案等。自动封装接口超过40种，确保了档案的应收尽收。在接口传输环节，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式将数据进行传输。数据传输完成后，进行自动归档操作，包括智能组单、四性检测等。之后，进行电子档案管理、实物档案管理等一系列流程。通过强大的规则引擎自定义搭建，实现了亿级数据的秒级调阅，穿透联查无缝衔接，电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。整个实施过程有条不紊，为企业的安全财务存档提供了坚实的保障。
成果效益展现：效率提升与成本节约
通过合思的解决方案，该企业取得了显著的成果和效益。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。安全财务存档得到了有效保障，企业的财务管理水平迈上了一个新的台阶。
客户评价反馈：高度认可与信任
企业财务相关负责人对合思的电子化会计档案管理方案给予了高度认可。该负责人表示，通过与合思合作，实现了财务数据自动化率的大幅提升。在企业规模扩张的情况下，财务人员数量增长得到了有效控制，管理效能显著提高。合思的方案有效地解决了企业在财务档案管理方面的痛点，节约了成本，提高了效率。企业以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，这得到了企业的肯定。该负责人有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，体现了对合思解决方案的信任和对未来发展的良好预期。合思的方案为企业的安全财务存档提供了有力的支持。
在当前经济环境下，越来越多的企业意识到财务数字化转型的重要性。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时，合思具有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障。此外，合思还推出了免费试用活动，新客户可享受为期一个月的无忧体验版。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。如果您的企业也面临着财务存档的难题，不妨选择合思的解决方案，点击免费试用，开启安全财务存档的新篇章。
