在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以某世界500强旗下教育服务品牌为例，该企业在积极推进财务数字化转型的过程中，遭遇了重重难题。
企业内部业务、财务系统繁多且相互独立，宛如一座座信息孤岛，导致数据难以互通。在日常费用报销环节，结构化数据提取困难，电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。同时，实物存档占据了大量的物理空间，需要专门人员进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，使企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作耗费大量时间，还容易出现错误，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，操作过程费时费力。这些问题严重制约了企业财务工作的效率和质量，也让日常费用报销变得繁琐不堪。
业务迷雾：财务管理困境重重
该企业在财务管理方面的困境犹如一团迷雾，笼罩着企业的发展。业务、财务系统的独立性使得数据无法顺畅流通，在日常费用报销时，员工需要在多个系统中查找和录入数据，大大增加了报销的时间和难度。电子发票处理的繁琐流程，不仅让员工苦不堪言，也给财务人员带来了巨大的工作量。
实物存档的高成本和高风险更是让企业头疼不已。大量的物理空间被占用，专门人员的管理费用不断增加，而档案损坏的风险又让企业时刻面临合规问题。重复的纸质档案录入操作，不仅效率低下，还容易出现错误，影响了财务数据的准确性。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。
实物凭证与业务的分散，使得档案无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。在日常费用报销过程中，员工常常需要花费大量时间寻找相关的凭证和档案，严重影响了报销的进度。
精准药方：合思解决方案对症下药
面对该企业在财务管理方面的诸多难题，合思提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，宛如一剂精准的药方，对症下药。
合思方案具有广泛连接异构系统的能力，能够实现档案应收尽收。自动封装接口达40种 +，企业无需进行任何开发，即可轻松介入。这使得企业的各类数据能够顺畅流通，为日常费用报销提供了有力的支持。
该方案的档案数据来源多样化，涵盖了电子档案、自研OA、实物档案等。通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，确保了档案数据的全面性和准确性。在日常费用报销中，员工可以方便地将各类电子发票和凭证上传至系统，大大提高了报销的效率。
方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。这些功能确保了档案的规范化管理，为日常费用报销提供了可靠的保障。
会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄、财务会计报告等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单、税控类电子发票等。在日常费用报销时，财务人员可以方便地对各类档案进行管理和查询，提高了工作效率。
落地之旅：解决方案逐步实施
合思通过其强大的集成能力，与企业现有的多个系统进行无缝对接，开启了解决方案的落地之旅。在日常费用报销方面，实现了数据的共享和协同工作，员工可以在一个系统中完成报销的全部流程，大大提高了报销的便捷性。
按照方案的规划，合思逐步将各类档案数据进行采集和整理。包括电子档案的数字化副本、自研OA和金蝶EAS中的数据等。在日常费用报销时，这些数据可以为财务人员提供准确的依据，减少了错误的发生。
利用智能组单和四性检测等功能，合思对采集到的档案数据进行处理和管理。确保了档案的准确性和完整性，为日常费用报销提供了可靠的保障。在报销审核过程中，系统可以自动对发票和凭证进行查重、验伪，提高了审核的效率。
建立完善的权限监控机制，合思保障了档案数据的安全和隐私。同时，方便企业内部不同人员进行档案的借阅和使用。在日常费用报销中，员工可以根据自己的权限查看和使用相关的档案，提高了工作的透明度和效率。
成效凸显：转型成果斐然可观
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果和效益。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这简化了会计管理流程，提高了工作效率，在日常费用报销方面，员工可以更快地完成报销流程，财务人员也可以更高效地进行审核。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。在日常费用报销中，自动化的流程减少了人工干预，提高了报销的准确性和效率。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。在日常费用报销方面，电子化的档案管理使得报销更加便捷，也降低了企业的管理成本。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提高了档案资产的利用率。在日常费用报销时，员工可以方便地查询和借阅相关的档案，提高了工作的效率。
客户盛赞：合思方案备受认可
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的方案有效解决了企业在财务管理方面的诸多难题，提高了工作效率，降低了成本。在日常费用报销方面，员工的报销体验得到了极大的改善，财务人员的工作压力也大大减轻。
通过与合思的合作，企业实现了财务数据的自动化处理，能够更好地掌握企业的财务状况，为管理层决策提供有力支持。在日常费用报销过程中，准确的财务数据可以为企业的成本控制和预算管理提供重要依据。
合思的电子会计档案管理方案符合企业的发展需求，能够帮助企业更好地应对合规风险，提升企业的管理水平。在日常费用报销方面，合规的管理流程确保了企业的财务安全。
合思的客户成功团队提供了全方位的服务保障，在方案实施过程中遇到问题能够及时得到解决，让企业使用起来更加放心。在日常费用报销方面，优质的服务让企业和员工都感受到了合思的专业和贴心。
如果您的企业也在为日常费用报销等财务管理问题而烦恼，不妨选择合思的解决方案。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供个性化的解决方案。合思的财务收支管理平台具有多种强大功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等，能够满足企业不同的财务管理需求。现在，合思提供免费试用，您可以先体验后选择，降低使用风险。立即联系合思，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启企业财务数字化转型之旅，让日常费用报销变得更加轻松高效。
