合思档案：开启企业报销合规审计与电子会计档案管理新时代

在当今企业数字化转型的浪潮中，财务数字化已成为企业发展的必然趋势。企业纷纷通过建设 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理问题。然而，在归档、储存环节，许多企业仍面临纸质文件储存的难题，以及数据存储线下载体的问题。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化的关键。

同时，2025 年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设亟待加强。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其中，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的电子会计档案管理服务，为企业报销合规审计提供有力支持。

政策东风与行业大势：电子会计档案崛起

在政策层面，收票政策不断推进电子会计档案的发展。2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件可以仅以电子形式归档。2020 年 3 月 23 日，国家档案局、财政部财会[2020]6 号肯定了电子凭证的法律效力，满足相关条件，可仅以电子会计凭证报销入账归档。在开票方面，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存，形成电子会计档案。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。在报销合规审计方面，电子会计档案的规范性和可追溯性，能有效提升审计效率和准确性。

传统档案管理痛点：成本高合规风险大

传统档案管理模式下，企业面临诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本花费巨大的问题，不仅储存占地，而且档案数据没有汇总整理，难以进行分析利用。这对于报销合规审计来说，意味着难以快速获取准确的数据进行审计。

财务人员因档案数据量大，整理耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，导致工作热情降低。在报销合规审计中，繁琐的手工操作容易出现错误，影响审计结果的准确性。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。而且纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。这些问题都增加了报销合规审计的难度和风险。

合思档案解决方案：全面适配企业需求

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

针对不同角色，合思档案提供了不同的解决方案。为 CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，在报销合规审计中能提供全面准确的数据支持。为归档员/财务提高工作效率，告别重复低价值工作，让报销合规审计工作更加高效。为外部审计实现档案外审在线化、可溯源，便于审计人员开展报销合规审计工作。合思档案助力企业实现业财融合，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，为报销合规审计提供了坚实的基础。

核心模块功能：铸就档案管理优势

单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高。会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规，为报销合规审计提供了可靠的依据。

档案扩展解决方案通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，满足报销合规审计中对不同类型档案的管理需求。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，确保报销合规审计的准确性。

数电票解决方案为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准。它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，为报销合规审计提供了便捷的数电票管理方式。

竞争优势凸显：技术合规服务领先

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。100%自动归档，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档，提高报销合规审计的效率。它是符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求，为报销合规审计提供合规保障。具有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化，适应报销合规审计不断变化的需求。

合思拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点 100%成功验收。合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技 50 强，通过 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证，在报销合规审计方面具有强大的技术和安全保障。

成功案例见证：不同行业效果显著

海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。在报销合规审计方面，高效的档案管理使得审计工作更加顺畅。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量 2.6 亿，合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。这为报销合规审计提供了便捷的档案查询和管理方式。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，为报销合规审计提供了良好的环境。
某企业年单据量 2.6 亿，通过合思档案多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次。这极大地提高了报销合规审计的效率和准确性。

优质服务体系：全方位保障企业使用

合思档案秉承以客户为中心的服务理念，在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为客户提供及时的服务和支持。

它提供多渠道的采集管理，包括接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；手动采集，自主补录，不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，方便企业在报销合规审计中获取和管理档案数据。

为客户提供智能制档服务，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少 90%人工匹配工作量，还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，提高报销合规审计的效率。

提供完善的档案管理服务，包括权限管理，精准管控，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义；档案目录，灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，保障报销合规审计的安全性和规范性。

合思档案在解决企业电子会计档案管理问题上具有重要作用和价值。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，如 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。如果您想提升企业报销合规审计的效率和准确性，不妨来免费试用合思档案，开启企业电子会计档案管理的新篇章。