在当今竞争激烈的商业环境中，企业的档案管理如同大厦之基石，影响着企业的稳健发展。传统的档案管理模式，宛如一座沉重的大山，压得企业喘不过气来。
企业高管们常常为纸质档案管理的高成本和低效率而苦恼。纸质档案不仅在存储上需要大量的空间，而且管理成本巨大。更为关键的是，这些档案的数据往往缺乏有效的汇总和整理，难以进行深入的分析和利用，使得企业在决策时犹如盲人摸象，缺乏精准的数据支持。
财务人员则深陷于大量档案数据的整理工作中。他们需要手动逐一匹配、核对确认数据，这种枯燥繁复的工作不仅耗费大量时间，还消磨了他们的工作热情，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
业务人员在报销环节也面临着诸多困扰。出差、招待后的报销，纸质票据的留存和上交流程繁琐，耗费了他们大量的时间和精力，降低了工作效率。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求不断增加；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案还可能因不可抗力而损坏，给企业带来巨大的损失。
在这样的背景下，合思档案作为一款强大的财务审计支持工具，应运而生，为企业的档案管理带来了全新的解决方案。
合思档案解决方案全景呈现
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，宛如一位全能的档案管理专家，能够满足企业在不同场景下的各种档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，让企业的档案管理更加高效、精准。
单套制解决方案更是具有创新性。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业的经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了归档效率。会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。同时，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，让企业能够根据自身管理需求自定义归档目录，满足个性化的档案管理需求。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。
合思档案核心功能亮点闪耀
作为一款优秀的财务审计支持工具，合思档案拥有众多核心功能亮点，在档案管理的各个环节展现出强大的优势。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，确保企业的各类会计资料都能被有效采集。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置，使得不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案制作更加智能、高效。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务审计提供了有力的支持。
用户使用合思档案的丰厚收益
合思档案作为一款卓越的财务审计支持工具，为不同角色的用户带来了显著的价值。
对于CEO/高管而言，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，挖掘了财务档案数据的价值，助力企业决策数智化。通过降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型打响决胜之战。
归档员/财务人员使用合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
在外部审计方面，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计效率。
从企业整体来看，合思档案实现了显著的降本增效。它彻底告别了传统手工归档，档案无需打印；电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现了数据价值。同时，资源重组，实现了企业效益的最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了显著提升。
合思档案典型场景广泛适用
合思档案作为一款实用的财务审计支持工具，在多个典型场景中展现出了强大的适用性。
在共享调阅场景中，它满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，具备一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控的要求。不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的查询方式，方便快捷。
数电票管理场景下，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，为企业的数电票管理提供了有力的支持。
实物备查场景中，在“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，合思档案对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，实现了实物档案的创新管理和便捷利用，服务实物档案全流程线上化管理。
大数据管理场景针对数电票时代企业内外部电子数据爆发式增长的情况，合思档案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，元数据级检索、海量数据秒级查询等数据查询能力，以及海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制。
合思档案客户成功案例见证实力
众多企业已经通过使用合思档案这一财务审计支持工具，取得了显著的管理成效。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化了装订流程，1分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理和档案室管理规范化，企业成本降低，财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。
世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
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