在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营离不开精细的财务管理。好想你健康食品股份有限公司，作为一家成立于1992年、2011年在深交所中小板上市的红枣行业领军企业，在发展过程中也面临着财务档案管理的诸多挑战。今天，让我们一同探寻好想你在票据文档管理方面的困境，以及合思为其提供的卓越解决方案。
票据文档管理困境凸显
- 业务背景与现状痛点
在好想你公司的日常运营中，票据文档管理是财务工作的重要一环。然而，传统的纸质档案管理模式逐渐暴露出诸多弊端。
归档难题犹如一座大山。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要仔细核对，稍有不慎就可能出现错误。而且，在这个过程中，档案遗失的情况也难以避免。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能影响到公司的财务数据准确性。
查找效率低下成为了工作的绊脚石。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。财务人员可能需要在堆积如山的档案中翻找所需的资料，耗费大量的时间和精力。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，使得工作效率大打折扣。
成本居高不下是企业面临的一大困扰。大量的纸质档案管理，对空间和人力的要求巨大。公司需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。这无疑增加了企业的运营成本，对企业的经济效益产生了一定的影响。
合规性问题也不容忽视。纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用。在日益严格的监管环境下，这种管理方式显然无法满足企业的管理要求。
合思解决方案精准出击
- 打破壁垒数据同源
合思为好想你提供的财务档案管理解决方案，首先致力于打破数据壁垒，实现数据同源。通过先进的技术手段，为财务人员提供了便捷的利用方式。一键联查功能让财务人员可以快速找到所需的票据文档，大大提升了工作效率。
在合思的解决方案下，所有的财务数据都实现了集中管理，避免了数据的分散和重复。财务人员无需再为查找不同来源的数据而烦恼，只需要在系统中进行简单的操作，就可以获取到完整的财务信息。这种数据同源的模式，不仅提高了工作效率，还保证了数据的准确性和一致性。
- 自动组装审计便捷
内外审计是企业财务管理的重要环节。合思的解决方案采用了自动组装的方式，以档案数据为标准，纸质数据为辅，极大地提升了审计效率。
在审计过程中，系统可以自动将相关的票据文档进行组装，形成完整的审计资料。审计人员可以直接在系统中进行查阅和分析，无需再翻阅大量的纸质档案。这种方式不仅节省了审计时间，还提高了审计的准确性和可靠性。
- 实物高效管理
对于实物档案的管理，合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。查阅者只需要查询电子档案，就可以准确地定位实物档案的位置。
虚拟档案库房的建立，使得档案的存储和管理更加高效。通过二维码技术，每一份实物档案都有了唯一的标识，方便了档案的查找和借阅。这种实物高效管理的方式，不仅提高了档案的利用率，还减少了档案遗失的风险。
实施成果效益显著
- 时间成本大幅降低
实施合思的解决方案后，好想你在票据文档管理方面取得了显著的成果。首先，人工耗时大幅减少。据统计，减少了90%的人工耗时，财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
总部接收管理耗时也减少了80%。这使得总部能够更加及时地获取和处理财务信息，提高了决策的效率。借阅管理减少了67%的管理耗时，让借阅流程更加便捷高效。
- 综合成本有效控制
除了时间成本的降低，综合成本也得到了有效控制。预计每年可以减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。通过优化票据文档管理流程，减少了对空间和人力的需求，降低了企业的运营成本。
行动号召开启新篇
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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