在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为众多企业追求降本增效、提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。而北京合思信息技术有限公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖出更多净利润，为像动力源这样的企业提供了有效的财务数字化解决方案。
动力源：业务繁花下的财务痛点
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。企业内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的业务体系和组织架构，使得动力源的财务运营面临着诸多挑战。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路。企业先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高耸，实际效果与预期存在较大差距。
到了2021年，问题进一步凸显。多系统操作体验差成为员工的一大困扰，申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，不仅浪费时间，还降低了工作效率。财务人员则面临着手工录入合规难的问题，报销数据需要手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了财务处理的难度。电子财务档案的管理在这样复杂的业务场景下也面临着巨大的挑战，传统的管理方式难以满足企业对财务数据高效处理和利用的需求。
合思：定制化解决方案的智慧赋能
面对动力源的诸多财务痛点，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，包括合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合。
在数据同步方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措实现了订单支出成本的实时归集和统计，为企业的财务管理提供了更准确的数据支持。电子财务档案的管理也因为数据的同步变得更加高效，相关信息能够及时准确地录入和存储。
合思推出的无需报销模式，为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费时可以免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作不仅减轻了财务人员的工作负担，还提高了财务处理的准确性和效率，电子财务档案的生成和管理也更加规范和便捷。
合思系统的连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率。电子财务档案在不同系统之间的流转更加顺畅，提高了企业对财务数据的综合利用能力。
稳步推进：解决方案的实施步骤
合思解决方案的实施是一个循序渐进的过程。首先是系统集成阶段，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。这一步骤是整个解决方案的基础，通过数据同步，实现了各系统之间的信息互通，为后续的业务处理和财务管理提供了统一的数据基础。电子财务档案的数据源得到了整合，为其集中管理和利用创造了条件。
接着是推动无需报销模式的落地。在这一阶段，合思帮助动力源的员工适应新的消费和报销模式，让员工在因公消费时能够真正享受到免垫资、免开票等便利。同时，规范了财务对账、结算等流程，确保整个财务流程的顺畅运行。电子财务档案在这一过程中记录了每一笔消费和报销的详细信息，为财务管理提供了有力的支持。
最后是利用系统的连接能力，实现各部门间的信息同步和业务数据的跨系统应用。通过系统的连接，各部门之间的沟通更加高效，业务数据能够及时共享，提高了企业的整体运营效率。电子财务档案也在不同部门之间实现了更广泛的应用，为企业的决策提供了更全面的财务信息。
显著成效：动力源的财务变革之旅
经过合思解决方案的实施，动力源取得了显著的成果和效益。多系统集成使得数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地获得报销款项，也提高了员工的工作满意度。电子财务档案的管理也因为系统的集成和优化变得更加高效，员工的报销信息能够及时准确地记录和存储。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的财务管理工作中。电子财务档案的自动化生成和管理，减少了人工操作的错误和时间成本，提高了财务工作的质量和效率。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷和合规。电子财务档案记录了员工的消费和报销行为，为企业的费用控制和管理提供了数据支持。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力，能够专注于更有价值的财务分析和决策工作。电子财务档案的完整性和准确性为财务审批和合规管理提供了坚实的保障。
动力源盛赞：携手合思共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
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