在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自 1995 年成立以来，已发展成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在 2022 年入选北京市专精特新“小巨人”企业。
然而，随着公司的不断发展，动力源在财务数字化方面面临着诸多挑战。传统的财务模式已难以满足其日益复杂的业务需求，一场财务变革迫在眉睫。尤其是在差旅政策管控方面，传统模式的弊端愈发明显，严重影响了企业的运营效率和管理水平。
动力源财务困境：差旅政策管控难题凸显
动力源早在 2011 年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等。但在实际运营中，这些系统并未达到预期效果。
多系统操作体验差，合规性难以保障。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，这不仅增加了操作的复杂性，还降低了工作效率。而报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，导致假票、错票、重票等情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无法将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化。在差旅政策管控方面，由于信息的不及时和不准确，企业难以对员工的差旅行为进行有效的监督和控制。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式不同，操作复杂，进一步增加了差旅政策管控的难度。
合思方案：差旅政策管控的破局之钥
面对动力源的诸多难题，合思提供了一套全面的解决方案，以差旅政策管控为核心，助力动力源实现财务数字化转型。
合思采用了合思费控 + 合思商城 + 合思 BI + 开放平台的组合方案，旨在打破数据孤岛，实现多系统集成。通过将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，以及将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这不仅提高了数据的准确性和及时性，还为差旅政策管控提供了有力的数据支持。
无需报销的颠覆性模式重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化流程不仅提高了报销效率，还加强了差旅政策管控的力度，有效避免了违规消费行为的发生。
合思系统强大的连接能力也是其解决方案的一大亮点。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在差旅政策管控方面，系统能够实时监控员工的差旅行为，及时发现并纠正违规行为，确保企业的差旅政策得到有效执行。
方案实施：差旅政策管控落地的坚实保障
合思团队深知，一个好的解决方案需要有效的实施才能发挥其最大价值。因此，在为动力源提供解决方案的过程中，合思团队采取了一系列严谨的实施步骤。
首先，合思团队对动力源的现有系统和业务流程进行了全面调研。通过与动力源各部门的深入沟通和交流，了解了其在差旅政策管控等方面的痛点和需求。这为后续制定详细的系统集成方案和实施计划提供了坚实的基础。
基于调研结果，合思团队制定了详细的系统集成方案和实施计划，包括数据同步、流程优化等方面。在数据同步方面，确保各系统之间的数据准确、及时地共享，为差旅政策管控提供全面的数据支持。在流程优化方面，对动力源的报销流程、审批流程等进行了重新设计，提高了流程的效率和合规性。
在系统上线和调试阶段，合思团队逐步推进各项工作，并对员工进行了培训。通过培训，员工能够熟练使用新系统，掌握差旅政策管控的相关流程和要求。同时，在实施过程中，合思团队与动力源保持密切沟通，及时解决遇到的问题，保障了项目的顺利进行。
显著成果：差旅政策管控成效斐然
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，尤其是在差旅政策管控方面。
多系统集成实现了数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了 3 周，效率提升了 300%。这不仅提高了员工的满意度，还使得企业的资金流转更加顺畅。在差旅政策管控方面，员工能够更加清晰地了解差旅政策的要求，避免了因不了解政策而导致的违规行为。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。他们可以从手动制作单据转变为智能制单，节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。在差旅政策管控方面，财务人员能够更加高效地对差旅费用进行审核和监控，确保费用的合理性和合规性。
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现差旅政策管控中存在的问题，并对业务运行做出高效、及时、准确的决策。这彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，使得差旅政策管控更加科学、合理。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在差旅政策管控方面，员工能够在消费前就了解差旅政策的限制，选择符合政策要求的消费方式，从而提高了差旅政策的执行效果。
客户评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临类似的财务数字化难题，尤其是在差旅政策管控方面存在困扰，不妨选择合思。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。点击免费试用，开启您企业的财务数字化转型之旅！差旅政策管控不再是难题，合思与您携手共创美好未来！
点击注册合思，免费试用 30 天，注册链接：http://www.hosecloud.com/
本文内容通过AI工具智能整合而成，仅供参考。合思不对内容的真实性、准确性或完整性作任何形式的承诺或保证。如有任何问题或意见，您可以通过以下方式联系我们进行反馈： marketing#hosecloud.com （请将 # 替换为 @ ）。感谢您的理解与支持。
