在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，其业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车等领域，产品更是广泛应用于国家重点建设项目。2022年，动力源还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。如此庞大且多元的业务体系，对财务数字化有着迫切的需求。
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，随着时间的推移，问题逐渐显现。整体流程复杂、系统壁垒高，与预期的转型效果差距较大。在2021年与合思合作前，动力源在差旅申报记录管理等财务工作方面存在诸多痛点。例如，申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行，导致假票、错票、重票情况难以避免。多系统操作体验差、手工录入合规难，系统割裂、数据分散、信息滞后，业务覆盖面广、报销模式复杂，组织架构复杂、各主体流程繁复等问题，严重影响了企业的财务工作效率和管理水平。
就在动力源为这些问题困扰时，合思为其带来了曙光。合思为动力源提供了合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台等一系列产品，全面满足其多方面需求。通过这些产品的应用，动力源实现了多系统集成，数据互通，操作体验全面革新，差旅申报记录管理也得到了极大的改善。
动力源财务困境：差旅申报记录管理难题凸显
动力源成立于1995年，多年来的发展使其业务不断拓展和多元化。但在财务数字化转型过程中，自建系统的弊端逐渐暴露。在差旅申报记录管理方面，员工需要在不同系统中来回切换提交申请单，这不仅浪费了大量时间，还容易出现信息遗漏和错误。财务人员在处理报销数据时，需要手工录入，增加了工作强度和出错的概率。而且，发票的验真、查重工作全靠手工，难以有效避免假票、错票、重票的出现，给企业带来了潜在的财务风险。
由于系统之间缺乏有效的连接和数据共享，业务数据分散在各个系统中，信息滞后严重。这使得企业在进行差旅申报记录管理时，无法及时获取准确的数据，难以进行有效的分析和决策。同时，动力源业务覆盖面广，报销模式复杂，不同业务板块的报销流程和标准存在差异，这进一步增加了差旅申报记录管理的难度。组织架构复杂，各主体流程繁复，也导致了管理效率低下，无法满足企业快速发展的需求。
合思妙计：全面革新差旅申报记录管理
面对动力源在差旅申报记录管理等方面的诸多问题，合思提出了一系列针对性的解决方案。
首先，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为差旅申报记录管理提供了准确的数据支持。员工在进行差旅申报时，系统能够自动获取相关的人员信息和订单数据，减少了手工录入的工作量和错误率。
其次，合思推出的无需报销模式让业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，消费即合规。在这种模式下，财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大简化了差旅报销流程，提高了工作效率，也使得差旅申报记录管理更加规范和准确。
再者，合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在差旅申报记录管理方面，不同系统之间的数据能够实时共享，员工的申报信息能够及时传递给相关审批人员，审批结果也能迅速反馈给员工，大大缩短了整个申报流程的时间。
最后，合思实现了多系统集成，打破了数据孤岛，告别了多系统繁复操作。它承接了动力源已有的数字化成果，提升了整体效率。员工无需再在多个系统中切换操作，只需在一个平台上即可完成差旅申报、审批、报销等一系列流程，极大地提升了使用体验。
成果斐然：差旅申报记录管理质的飞跃
合思解决方案的实施，为动力源带来了显著的成效，尤其是在差旅申报记录管理方面。
员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工在进行差旅申报时，系统能够自动填充相关信息，无需手动输入，同时还能提供多种消费选择供员工比价，让员工的申报更加便捷和高效。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。在差旅申报记录管理方面，财务人员可以更加专注于数据分析和风险管控，为企业提供更有价值的财务决策支持。
实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现差旅申报记录管理中存在的问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在差旅费用预算方面，管理者可以根据历史数据和业务需求，制定合理的预算计划，并在事中对费用支出进行实时监控，事后进行详细分析，确保差旅费用的合理使用。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新，企业财务数字化水平显著提升。差旅申报记录管理更加规范、准确、高效，为企业的财务管理提供了有力支持。
动力源心声：差旅申报记录管理新体验
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在差旅申报记录管理方面，合思的解决方案为动力源带来了全新的体验，解决了企业长期以来的困扰。
员工也感受到了数字化带来的便利，报销流程简化，使用体验提升，因公消费无需垫资，幸福感增强。在差旅申报过程中，员工不再需要为繁琐的流程和垫资问题而烦恼，能够更加专注于业务工作。
财务人员减轻了基础工作压力，能够将更多精力投入到更有价值的工作中，对合思的解决方案给予高度认可。他们可以利用节省下来的时间进行数据分析和财务管理，为企业的发展提供更好的支持。
管理者能够实时掌握企业经营数据，做出更准确的决策，认为合思的解决方案对企业发展起到了重要推动作用。在差旅申报记录管理方面，管理者可以通过系统及时了解差旅费用的支出情况，为企业的成本控制和战略决策提供有力依据。
携手未来：开启差旅申报记录管理新征程
动力源与合思将继续结合动力源的业态和组织变化，深入合作，共同推动企业的发展。合思凭借其先进的技术和优质的服务，能够为企业提供全方位的财务数智化解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
众多像动力源这样的企业已经通过与合思合作取得了显著成效，差旅申报记录管理得到了极大的改善。在当前数字化时代，更多企业应抓住机遇，选择合思，开启财务数字化转型之旅。合思期待与更多企业携手，共同创造更美好的未来，让有限更有效。如果您也想体验合思在差旅申报记录管理等方面的卓越解决方案，不妨免费试用一下，开启企业财务数字化转型的新篇章。
