合规性数据管理：合思档案引领电子会计档案管理新变革

在数字化浪潮的席卷下，电子会计档案管理正迎来前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业财务档案管理面临着全新的挑战。数电票需经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件也要求写入财务入账信息。这一系列的变化，使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在传统档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。纸电混合时代，企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅花费巨大，而且储存占地严重，同时档案数据难以分析利用。财务人员则深陷档案数据量大的困境，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作繁琐至极。业务人员也饱受报销纸质票据流程繁琐之苦，耗费大量时间在报销事务上。

传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏等。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，合规性数据管理显得尤为重要。

合思档案：全面解决方案铸就管理新典范

合思档案为企业提供了全面的解决方案，涵盖单套制解决方案和各类场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求，有力保障了合规性数据管理。

合思档案的单套制解决方案具有显著优势。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。该方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，包括实物流转和电轨运行，采用线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据完整、真实、合规，为合规性数据管理提供了坚实基础。

档案扩展解决方案则可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，进一步优化合规性数据管理。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，是合规性数据管理的重要保障。

合思档案：核心功能优势凸显管理特色

合思档案具备一系列核心功能，这些功能在电子会计档案管理方面展现出独特的特点，为合规性数据管理提供了有力支持。

多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性，为合规性数据管理提供丰富的数据基础。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了合规性数据管理的效率。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，档案可扩展性更强，档案更“灵活”，为合规性数据管理提供了更灵活的存储和展示方式。

档案管理功能实现多场景适配，满足档案不同阶段管理要求。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，保障了合规性数据管理的安全性和规范性。

合思档案：实际应用场景彰显价值

合思档案在不同企业的应用场景中展现出了显著的实际效果和价值，有力地推动了合规性数据管理的实施。

对于年单据量2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本，有效提升了合规性数据管理水平。

共享中心统建的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年，为合规性数据管理提供了有效的解决方案。

多系统数据互联的企业，存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，极大地提升了合规性数据管理的效率和质量。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多数据隔离、存储环节实物存档占用空间、整理环节财务账表归档装订复杂、利用环节实物凭证与业务分散无法智能搜索等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，有力促进了合规性数据管理的实施。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，全面保障合规性数据管理。

合思档案拥有专业的研发团队和广泛的服务网络，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供全方位、高质量的电子会计档案管理服务，确保合规性数据管理的有效实施。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都已选择合思档案，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。企业选择合思档案，将与众多优秀企业同行，共同提升电子会计档案管理水平，加强合规性数据管理。

如果您的企业也想提升电子会计档案管理水平，加强合规性数据管理，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、微信小程序二维码，了解更多合思档案的信息，还可免费试用，开启电子会计档案管理的数字化之旅。