在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。随着数电票试点的迅速铺开以及电子凭证会计数据标准的发布，会计管理模式正经历着全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在这场转型中却面临着诸多挑战。
电子凭证类型繁多、格式复杂，不同的业务场景产生的凭证千差万别，这使得企业在处理和管理这些凭证时困难重重。而且，电子凭证在企业内部各部门之间的协同也存在很大问题，信息流通不畅，导致工作效率低下。此外，电子凭证还存在易丢失的风险，一旦丢失，不仅会影响企业的财务核算，还可能带来合规风险。
调研显示，许多企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策认知不足，部分企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性。在会计凭证存储方面，仍有不少企业停留在传统纸质档案阶段，这不仅增加了企业的运营成本，还难以有效控制合规风险。同时，电子凭证数字化转型面临着多样性和复杂性，缺少统一的综合服务平台来实现所有电子凭证的收集和分发，涉及多个政府部门时协同也十分困难。
面对这些挑战，合思为企业提供了专业的解决方案，帮助企业顺利实现电子凭证数字化转型，优化费用申请流程，提升财务管理效率。
经典零食品牌的转型困境
某国民经典零食品牌，拥有覆盖全国的销售版图，其供应链复杂，多种销售渠道并行。企业的管理流程涉及多个系统，十分繁杂且低效。在费用申请流程方面，该品牌面临着诸多痛点。
差旅平台对账方案不灵活，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员还需要在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅耗费大量时间和精力，还难以释放财务价值。
事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，费用申请流程缺乏有效的监管和控制。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在费用申请流程中，档案管理的混乱也给企业带来了很大的困扰。
合思定制化解决方案
合思为该零食品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，全面优化了企业的费用申请流程。
员工消费可通过差旅申请、业务审批后在合思商城订购或 TMC 订购。合思商城和 TMC 分别提供对账单，为财务核算提供了准确的数据支持。
在财务核算、记账方面，通过对账结算中心，线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账。线下统一开票后进行线下结算和手工记账，这种线上线下结合的方式，满足了企业不同的业务需求。
档案管理上，合思环节达到 L4 级无需报销，可共享受阅、混序装盒、自动制档。其他 TMC 环节为 L3 级无需报销，需录入发票等档案。该方案具有便捷申请、同屏比价、多源采集等特点。
便捷申请体现在无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了员工的费用申请流程，提高了工作效率。同屏比价实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，为企业节省了大量的时间和成本。多源采集则能够智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，使企业的档案管理更加规范和高效。
转型成果显著
该零食品牌使用合思解决方案后，取得了显著的成果。在费用申请流程方面，年度节约了 200 万 + 的差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40% 左右上升到 2024 年 2 月的 75% 左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了 60%。
合思的解决方案实现了业财有机连接，使企业的费用申请流程与财务核算紧密结合，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。
打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得企业的费用申请流程更加规范和透明，有效降低了合规风险。
实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低了成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，保障了数据安全的同时管理效率大幅提升。
合思的解决方案为企业解决了财务痛点，实现了降本增效、提升管理效率、保障数据安全等目标，为企业财务数字化转型提供了有力支持。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来将推动无需报销迈向 L5 级，实现全场景、全链路智能化无需报销。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供全方位的财务数智化解决方案。在费用申请流程优化方面，合思有着丰富的经验和成功的案例。
在此，我们呼吁更多企业抓住电子凭证数字化转型的机遇，积极采用合思的解决方案，实现财务数字化转型，提升企业竞争力，顺应时代发展潮流。如果您想了解更多关于合思解决方案如何优化企业费用申请流程的信息，不妨现在就免费试用，开启企业财务数字化转型的新征程。
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