在当今数字化浪潮席卷的时代，国家政策正大力推动电子凭证数字化转型。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式到来。
然而，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺。企业面临着诸多挑战，如凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及容易丢失等多重数字鸿沟，这些问题严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。不过，挑战往往与机遇并存，在这个变革的时代，企业若能积极应对，借助先进的技术和解决方案，就能在激烈的市场竞争中脱颖而出。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位、多层次的服务。
零食巨头转型困境：档案管理流程优化迫在眉睫
某知名国民经典零食品牌企业，在全国拥有广泛的销售版图，其供应链复杂，多种销售渠道并行。企业的管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。这不仅增加了管理成本，还降低了工作效率，使得企业在市场竞争中面临一定的压力。
在差旅管理方面，该企业也面临着诸多问题。差旅平台对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却很高。财务人员不得不依靠 Excel 进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。
档案管理也是该企业的一大痛点。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。档案管理流程优化成为了该企业亟待解决的问题。
合思方案破局：档案管理流程优化新路径
针对该企业面临的种种问题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为档案管理流程优化提供了新的思路和方法。
在员工消费环节，员工进行差旅申请后，经过业务审批，可通过合思商城订购或 TMC 订购。同时，系统会自动生成合思商城对账单和 TMC 对账单，方便后续的对账和结算。这一环节的优化，使得员工的消费更加便捷，也为财务核算提供了准确的数据支持。
财务核算、记账环节是整个解决方案的核心部分。合思设置了对账结算中心，线上统一开票后可自动拆分结算、自动记账；对于线下统一开票的情况，则进行线下结算、手工记账。这种灵活的处理方式，既满足了企业不同的业务需求，又提高了财务核算的效率和准确性。
档案管理环节是档案管理流程优化的关键所在。合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现了 L3 级无需报销录入发票等档案。该方案具有便捷申请（无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印）、同屏比价（统一开票、自动拆分对账、记账去人工化）、多源采集（智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理）等特点，大大提高了档案管理的效率和质量。
转型成效显著：档案管理流程优化结硕果
该企业应用合思解决方案后，取得了显著的成果。在差旅费用方面，年度节约 200 万 +。企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40%左右上升到 2024 年 2 月的 75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，财务入账效率提升 60%。这不仅降低了企业的成本，还提高了财务工作的效率。
在业财连接方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了财务数据的准确性和安全性。
在档案管理方面，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本。档案管理流程优化取得了实实在在的成效，为企业的发展提供了有力的支持。
合思引领转型：档案管理流程优化意义非凡
合思的解决方案对于企业财务数字化转型具有重要意义。它帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业的资源得到更有效的利用。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，未来报销数字化转型已是必然趋势。
企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。档案管理流程优化是企业财务数字化转型的重要环节，合思的解决方案为企业提供了一个可行的路径。
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