在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革正驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
然而，传统财务档案管理却存在着诸多痛点。以好想你公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免。此外，查找纸质档案受限于时间和空间，耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。同时，纸质档案管理成本高，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大。像COMMUNE幻师，其档案耗材、打印、存储成本达53323元/年。更为重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。例如高新兴公司，其电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。发票归档规范在这样的传统管理模式下，难以得到有效落实。
在这样的背景下，合思档案应运而生。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，有力地推动了发票归档规范的实现。
全流程赋能：合思档案的整体解决方案
合思档案针对行业痛点，提供了一套全面的解决方案。首先，它实现了自动归档。根据预设规则，合思档案能够对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。如海亮教育，通过合思档案的自动归档功能，大大提升了档案整理匹配效率，使得发票归档规范更加容易执行。
其次，合思档案提供便捷调阅服务。它打破了不同系统之间的壁垒，支持跨系统调阅、在线借阅等。高新兴公司通过合思档案实现了档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审，让企业在需要查阅发票等档案时能够更加快速准确，符合发票归档规范中便于查阅的要求。
最后，合思档案保障数据合规存储。通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。中文传媒通过该方式实现了存档合规，为企业的发票等档案存储提供了安全可靠的保障，严格遵循发票归档规范。
智能驱动：合思档案的核心功能与优势
合思档案具备智能采集功能。它利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据采集，能够对大文件自动切割、数电票自动化解析。这使得发票等档案数据的采集更加高效准确，为发票归档规范提供了有力的技术支持。
合思档案还能实现智能关联与自动组装。它进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。像金牌橱柜，实现了四证统一存储、业务证据链完整，让发票与相关业务凭证紧密关联，符合发票归档规范中关于业务关联性的要求。
在权限管控方面，合思档案做到了精准权限管控。档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求，保障了档案管理的安全性和规范性。这确保了发票等档案的使用和查阅都在严格的权限控制之下，符合发票归档规范中对档案安全的要求。
此外，合思档案提供多维检索与一站式预览服务。它支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，方便用户快速准确获取所需档案信息。无论是财务人员还是其他相关人员，都能轻松按照发票归档规范进行档案的检索和使用。
多行业验证：合思档案的应用场景及成功案例
合思档案在不同行业都有广泛的应用，并取得了显著的成效。在食品行业，好想你公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案，好想你公司更好地实现了发票归档规范，提高了财务管理效率。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这不仅降低了成本，还使得发票等档案的管理更加规范，符合发票归档规范的要求。
在家居行业，金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案帮助金牌橱柜在发票归档等方面做到了高效、合规，严格遵循发票归档规范。
在数字阅读行业，帆书通过合思档案实现了全量财务档案数字化存储，仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。这使得帆书在发票归档等财务档案管理方面更加规范、高效，符合发票归档规范。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，抓住电子凭证数字化转型的机遇显得尤为重要。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，实力可靠。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，具有良好的市场口碑。
“未来财务用合思 让有限更有效”，合思档案能帮助企业在财务数智化转型中获得更好的效益，严格落实发票归档规范。如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型机遇，实现降本增效、合规经营，不妨选择合思档案。现在拨打400 – 105 – 6505，或者访问网址www.hosecloud.com，即可免费试用合思档案，开启财务数智化转型的新篇章。
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