在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已然成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端基本实现了数字化适配。随着电子凭证接收、报销、入账、归档等难题的逐步解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，传统的纸质会计档案管理方式却在这一变革中显得格格不入，暴露出诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务人员在归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂，并且传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
面对这些挑战，企业急需一种高效、智能的费用归档方法，以适应电子凭证数字化转型的需求。合思档案作为北京合思信息技术有限公司推出的一款电子会计档案管理平台，正是这样一种解决方案，它为企业的财务数智化转型提供了有力支持。
合思档案：财务数智化的得力助手
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
合思档案作为合思旗下的电子会计档案管理平台，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业提供了一站式的费用归档方法。它能够帮助企业实现电子会计档案的高效管理，解决传统纸质档案管理中存在的诸多问题。
核心功能与优势：构建高效费用归档体系
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功能蓝图：全生命周期管理的智慧之选
合思档案具有“便捷调阅不打印，混序归集免组装”的显著特点，实现了电子会计档案全生命周期的管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，合思档案集成了外部生态和内部系统的多种采集方式。外部生态采用OCR识别、RPA技术等，能够快速准确地识别和采集各种电子凭证；内部系统则通过EAI插件、API接口等，实现与企业现有系统的无缝对接，确保数据的及时、准确采集。
预归档服务集成了多种功能，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等。这些功能能够对采集到的数据进行预处理，确保数据的完整性和准确性，为后续的制档和管理工作打下坚实基础。
基础管理环节涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等多个方面。合思档案采用先进的存储技术，确保档案数据的安全可靠；同时，提供了灵活的检索和借阅功能，方便用户快速查找和使用档案。
档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等功能。这些功能能够为企业的财务管理提供有力支持，帮助企业更好地监控和分析财务数据。 -
全流程特性：合规自动化数字化
合思档案实现了全流程的合规化、自动化和数字化。在档案采集阶段，它采用开放式接口互联，支持自主采集，能够处理大文件自动切割和数电票自动化解析，确保数据的准确采集。
在档案制档过程中，合思档案能够实现智能关联和自动组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件，确保档案的合规性和准确性。
档案管理环节，合思档案提供了精准的权限管控和灵活的档案目录扩展功能，同时采用水印管理和符合国标要求的档号，确保档案数据的安全和规范。
在档案利用方面，合思档案支持多维检索和一站式预览，用户可以在线借阅档案，并实现异构系统联查。此外，它还支持实物混序归档和可视化盘点档案数据，提高了档案利用的效率和便捷性。 -
产品价值：降本增效的有力保障
合思档案的产品价值显著，能够帮助企业实现自动化归档，告别重复性工作，提高档案利用的便捷性和高效性。通过档案数据的同源和透明流转，企业能够更好地监控和分析财务数据，为决策提供有力支持。
以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。这充分体现了合思档案在降本增效方面的强大能力。
行业应用与案例：见证合思档案的卓越成效
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食品行业：好想你健康食品股份有限公司
好想你健康食品股份有限公司通过引入合思档案，打破了传统档案管理的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查，便捷地利用档案数据，工作效率得到了有效提升。同时，合思档案的自动组装功能，使得审计工作更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。此外，借助虚拟档案库房和二维码，企业实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。方案实施后，企业减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。 -
餐饮行业：COMMUNE幻师
COMMUNE幻师上线了合思档案电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。通过去人工化操作，企业减少了50%的人力成本，提高了工作效率。同时，合思档案能够对档案数据进行深度分析，满足企业的内审需求，实现了档案数据的资产化。方案实施后，企业的纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。 -
家居行业：金牌橱柜家居科技股份有限公司
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛。它整合了凭证、单据、合同、回单等四证，统一储存、统一标准、统一管理，实现了业务证据链的完整。通过搭建会计资料之间的关系，企业实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。同时，合思档案提供的数据共享和一站式查阅功能，使得档案查阅更加便捷高效。此外，海量银行回单的自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理，助力企业降本增效。方案实施后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。 -
数字阅读行业：帆书
帆书通过合思档案实现了流程合规，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。在审计抽查时，档案系统支持灵活的账户权限配置，审计人员可以通过专用账号下载所需的电子源文件，高效合规。方案实施后，企业的仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
结语：开启财务数智化新征程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，其推出的合思档案能够助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。
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