在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其卓越的技术和专业的服务，已助力众多企业成功实现财务数字化转型，其中不乏动力源、汉威科技等专精特新企业。接下来，我们将以汉威科技集团为例，深入探讨合思财务数字化解决方案在差旅项目管理等方面所发挥的重要作用。
汉威科技：复杂业务下的差旅项目管理困境
汉威科技集团股份有限公司是国内气体传感器及仪表制造、物联网解决方案领域的知名企业，也是创业板首批上市公司。2022 年，汉威科技集团及全资子公司炜盛科技入选国家级专精特新“小巨人”企业。汉威科技围绕物联网产业精心打造汉威云，构建了完整的物联网产业链，为智慧城市、安全生产等众多领域提供完善的解决方案。其业务范围广泛且复杂，涉及大量的差旅项目管理工作。
作为集团性公司，汉威科技面临着成本增效的迫切需求。在差旅项目管理方面，降低财务人力成本、加强对公业务管控、保证财务合规高效以及优化流程等成为了亟待解决的问题。然而，原有的财务管理模式在差旅项目管理上暴露出诸多痛点。
一方面，支出散落于多个系统，预算统计难以收口，导致预算与业务未能有效链接。在差旅项目中，事后管控容易出现超标情况，无法实现对差旅费用的精准把控。另一方面，对公付款与合同管理脱节，票款进度难以把控。在集团化管理下，发票人工校验、账务处理工作量巨大，财务人员陷入大量事务性工作，数据统计滞后，严重影响了企业在差旅项目管理等方面的决策效率。因此，汉威科技的财务数字化转型，尤其是差旅项目管理的数字化升级迫在眉睫。
合思方案：精准解决差旅项目管理难题
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预算管控：跨系统协同的差旅项目预算魔方
在差旅项目管理中，预算管控是关键环节。合思整合第三方管控逻辑，实现了跨系统预算管理。通过巧妙的单据信息转换，能够按法人实体、成本中心、费用科目等多维度，在第三方系统内进行精准的预算校验。当员工提交差旅费用申请时，系统会自动进行预算检验。检验完成后，若未超标则默认继续审批流程；若超预算，系统会立即提交实时预警，让管理者能够及时干预，有效避免差旅费用超支情况的发生。这种跨系统的预算管理模式，为汉威科技的差旅项目管理提供了强大的预算管控支持。 -
对公付款：合同管理与差旅付款的无缝对接
合思为汉威科技建立了合同管理台账，通过 API 将 OA 系统的合同信息实时写入。在差旅项目的对公付款环节，该台账可实时统计付款和回票进度。合同台账具备“跨法人报销”功能，历史合同和新合同多版本并存便于追溯，还能通过多维度条件筛选，智能关联合同信息，满足了差旅项目管理中复杂的业务需求。例如，在差旅项目涉及多个法人实体的情况下，能够快速准确地完成报销流程，大大提高了对公付款的效率和准确性。 -
发票智能校验：差旅发票处理的高效引擎
在差旅项目中，发票处理是一项繁琐且重要的工作。合思费控支持发票的完整识别、极速导入、高效验真、发票复核、价税分离、认证抵扣等多种功能，同时遵循多种发票使用规范。这一功能显著提高了差旅发票的识别效率，减少了人工校验的工作量和错误率。财务人员无需再花费大量时间进行发票的人工核对，能够将更多精力投入到差旅项目的数据分析和决策支持中。 -
自动生成凭证：差旅财务核算的智能助手
合思通过标准 EAI 插件对接企业的 ERP 系统，实现了在差旅项目管理中自动生成财务凭证的功能。无需人工操作，系统能够根据差旅费用的相关数据自动生成准确的财务凭证，大大提高了财务核算的效率和准确性。这不仅节省了财务人员的时间和精力，还规范了企业的财务流程，为差旅项目管理提供了更加可靠的财务支持。
专业实施：合思助力差旅项目管理系统落地
合思团队与汉威科技项目组成员紧密合作，共同推进差旅项目管理系统的实施。在疫情影响的大环境下，项目面临着诸多挑战，但合思团队凭借专业的素养和坚韧的精神，历经项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。
项目经理周晓培顶住了项目要求高、时间要求紧的压力，克服了各种困难。他有效沟通并提供成功客户实施案例做参考，为汉威科技的项目团队提供了宝贵的经验和信心，保证了威付（合思费控）系统在差旅项目管理中的正常使用。
在系统集成过程中，合思将汉威科技的 HR 系统、BPM 系统等与合思费控进行数据同步，实现了基础数据和业务数据的互通。这使得差旅项目管理涉及的人员信息、流程信息等能够在各个系统之间顺畅流动，提高了工作效率。
此外，合思还对汉威科技的员工进行了系统培训，确保他们能够熟练使用合思费控系统进行差旅项目管理。通过培训，员工们掌握了系统的操作方法，能够更加便捷地提交差旅申请、报销费用等，进一步提高了整个企业的工作效率。
显著成效：合思方案赋能差旅项目管理升级
汉威科技采用合思解决方案后，在差旅项目管理方面取得了显著的成果与效益。
财务核算效率提升了 60%，多端系统统一收口，从原来的 3 个系统整合为 1 个合思系统，大大节省了财务人员的时间和精力。在差旅费用的核算上，能够更加快速准确地完成，为企业的财务管理提供了有力支持。
对企业业务管控实现了极致提升，在差旅项目的对公业务付款方面，实现了与合同和预算的关联，有效防止了超额付款情况的发生。同时，能够实时监控合同的付款和回票进度，让企业对差旅项目的资金流动有了更清晰的把握。
预算检验前置到提交环节，有效落地了预算管控。在差旅项目管理中，实现了事前、事中、事后的全程管控，防止了费用管控失控情况的发生。企业能够更加合理地安排差旅预算，提高了资金的使用效率。
通过提升效率、规范流程、加强费控，实现了批量、自动生成凭证，规范了企业在差旅项目管理方面的流程，统一了报销路径，减少了费控失控情况。这使得差旅项目管理更加规范化、标准化，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
客户认可：携手合思开启差旅项目管理新征程
汉威科技集团信息管理中心表示，感受到了包括周晓培在内整个团队精湛的业务水平和认真负责的工作态度。他们希望合思公司和全体项目组成员能够一如既往地支持项目的运维和提升，继续以目前的核心团队全力支撑威支付在差旅项目管理等方面的后续工作，希望日后双方的合作更加顺畅并不断取得新的成功。
如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，尤其是在差旅项目管理方面遇到难题，希望提升财务效率、加强费用管控，不妨选择合思。合思将为您提供专业的财务数字化解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。现在，您可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受其在差旅项目管理等方面的卓越性能。
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