合思档案：开启电子会计档案管理新时代

在我国，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革已然驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已经来临。

在这样的大背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例而发布的《电子会计档案实践案例集》，具有极高的参考价值和借鉴意义。电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅有利于优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

市场形势：电子凭证改革催生档案管理新需求

我国电子凭证改革的快速推进，使得电子凭证开具端已基本实现数字化适配。如今，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型也将进一步加速。

在电子凭证全流程无纸化时代，会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。电子凭证全流程无纸化不仅是财务数智化的必然要求，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

合思档案的推出，顺应了市场对电子会计档案管理的需求。它全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业提供了高效、便捷的电子会计档案管理解决方案。通过在线文件共享功能，企业可以实现电子凭证的快速传递和共享，提高工作效率。

痛点分析：传统纸质档案管理的困境

传统纸质档案管理存在诸多问题，严重制约了企业的发展。以好想你健康食品股份有限公司为例，该公司在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免，这就是典型的归档难问题。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，查找效率极低。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂，而且纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。

COMMUNE幻师也面临着类似的问题。该公司档案耗材、打印、存储成本高达53323元/年，门店报销周期长达2月，效率低下。而且电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，合规难度大。

云南菜品牌连锁经营同样受到传统纸质档案管理的困扰。多地直营门店，大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高。档案存储耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，且有丢失、损毁等风险，档案存储成本高。海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源，纸质档案资料查找困难。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案管理方面也存在诸多问题。在整理环节，会计档案散落各系统，档案数据难利用，需逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理；存储环节，独立档案室管理，存放纸质档案；管理利用以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，效率低下。

解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。

合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有效解决了电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题。它具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够实现电子会计档案全生命周期管理。

通过开放式接口互联自主采集档案数据，智能关联自动组装档案，精准权限管控灵活扩展档案目录，多维检索一站式预览档案等功能，合思档案实现了全流程合规化、自动化、数字化。在线文件共享功能更是让企业各部门之间的信息传递更加高效，提高了协同工作的效率。

核心模块：合思档案的强大功能

• 智能采集
  合思档案的智能采集模块借助外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现大文件自动切割、数电票自动化解析。通过在线文件共享，企业可以将采集到的电子凭证快速共享给相关部门，提高工作效率。

• 预归档服务
  该模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，对收集到的数据进行分类和处理，确保信息的有序性和可追溯性。通过在线文件共享，企业可以实时共享预归档数据，方便各部门进行查阅和审核。

• 基础管理
  基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能。它具有精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求等特点。通过在线文件共享，企业可以实现档案的快速检索和借阅，提高档案利用效率。

• 档案服务
  档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能。它支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。通过在线文件共享，企业可以将审计报告、项目资料等快速共享给相关人员，提高工作效率。

竞争优势：合思档案的独特魅力

与传统解决方案相比，合思档案在成本、效率、合规等方面具有显著优势。

自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以好想你健康食品股份有限公司为例，使用合思档案后减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过在线文件共享，企业各部门之间的沟通更加顺畅，工作效率得到了进一步提升。

COMMUNE幻师使用合思档案后纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。在线文件共享功能让企业的报销流程更加透明、高效，员工可以快速提交报销申请，财务部门可以及时进行审核和处理。

云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，节省打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升80%，财务提效90%，100%的合规降本。通过在线文件共享，企业可以实现财务数据的实时共享和分析，提高业财融合的效率。

成功案例：合思档案的实践见证

• 好想你健康食品股份有限公司
  好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。自动组装，审计便捷，提升审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，查阅者查询电子即可定位实物位置。在线文件共享功能让企业的审计工作更加高效，审计人员可以快速获取相关资料，提高审计质量。

• COMMUNE幻师
  COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析，减少人力成本50%，提高效率。深度分析档案数据，满足内审需求。在线文件共享功能让企业的财务数据更加透明，各部门可以实时了解企业的财务状况，为企业的决策提供有力支持。

• 云南菜品牌连锁经营
  云南菜品牌连锁经营通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，口罩事件期间通过引入合思实现财务数字化破局进入新零售行业。在线文件共享功能让企业的总部和门店之间的信息传递更加及时、准确，提高了企业的运营效率。

• 金牌橱柜家居科技股份有限公司
  金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证，统一标准，统一管理。搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅。银行回单无纸化，助力降本增效。在线文件共享功能让企业的业务数据更加集中，各部门可以快速获取相关信息，提高工作效率。

服务体系：合思的全方位保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心。强大的研发团队为合思档案的不断升级和优化提供了有力保障。

合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。完善的服务网络确保了企业能够及时获得合思的技术支持和服务。

合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在线文件共享功能贯穿于这些服务的各个环节，为企业提供了便捷、高效的服务体验。

合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，有足够的资源和实力保障服务质量。企业可以放心地选择合思档案，实现财务数智化转型。

结尾：合思档案的价值与未来展望

合思档案帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，未来电子会计档案管理将朝着更加自动化、数字化、智能化的方向发展。越来越多的企业将选择合思档案，实现财务数智化转型，提升企业核心竞争力。

如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型之旅。