在当今数字化浪潮中，电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》。这本案例集犹如一本数字化转型的实用指南，具有极高的参考价值和借鉴意义，有望进一步推动我国电子凭证数字化转型，助力打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
传统档案管理痛点凸显会计档案信息化管理迫在眉睫
传统的会计档案管理模式在企业运营中逐渐暴露出诸多弊端，严重制约了企业的发展效率。好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，常常需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找起来犹如大海捞针，耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。
COMMUNE幻师同样面临着传统档案管理的困境。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，这无疑增加了企业的运营成本和管理难度。
云南菜品牌连锁经营多地直营门店，大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档，不仅耗费了大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件也无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料需要人工查找，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各个系统，档案数据难以利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，每年提供实物稽查时，还得人工逐一翻查，工作效率低下。
这些企业的遭遇并非个例，而是传统会计档案管理模式的普遍痛点。在这种情况下，会计档案信息化管理成为企业提升管理效率、降低成本的必然选择。
合思档案全生命周期管理方案破解企业痛点
合思档案针对企业在传统档案管理中面临的痛点，提出了一套全面的解决方案，实现了电子会计档案的全生命周期管理。该方案涵盖采集、制、管、用四个关键环节，为企业提供了便捷调阅不打印，混序归集免组装的优质服务。
在档案采集环节，合思档案采用开放式接口互联和自主采集的方式，大文件自动切割，数电票自动化解析。这种先进的采集方式能够快速、准确地获取档案信息，为后续的管理工作奠定坚实基础。
档案制档环节实现了智能关联和自动组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。这一系列操作确保了档案的准确性和规范性，提高了制档效率。
档案管理环节做到了精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理严格，档号符合国标要求。这些措施保证了档案的安全性和合规性，让企业能够放心管理档案。
通过合思档案的全生命周期管理方案，企业能够有效解决传统档案管理中的痛点，实现会计档案信息化管理，提升管理效率和质量。
合思档案核心模块构建强大功能体系
合思档案拥有强大的功能蓝图和业务层构成，为企业的会计档案信息化管理提供了有力支持。
其功能蓝图包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理。智能采集涵盖外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等。这些先进的技术手段能够快速、准确地采集档案信息，提高工作效率。
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，档案服务提供辅助审计、项目管理、统计分析等。这些服务相互协作，构成了一个完整的档案管理体系，为企业提供全方位的档案管理服务。
业务层内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等，核算系统包含财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等，应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。这种多层次的业务结构，使得合思档案能够满足不同企业的多样化需求。
合思档案的成长历程也十分丰富。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生；2020年，全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。多年的发展和实践，让合思档案在会计档案信息化管理领域积累了丰富的经验。
合思档案对比传统管理优势显著
与传统档案管理方式相比，合思档案在合规性、成本节约、效率提升等方面具有显著的竞争优势。
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。
在合规性方面，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。
合思档案还打破了传统档案管理需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，档案多维度穿透查询，电子借阅为主简便高效。这些优势使得合思档案成为企业会计档案信息化管理的首选。
多行业成功案例见证合思档案实际效果
合思档案在不同行业的实际应用中取得了显著的效果，多个成功案例见证了其强大的功能和价值。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案实现了记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求；业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到100%。
这些成功案例充分证明了合思档案在会计档案信息化管理方面的卓越能力，能够帮助企业提高效率、降低成本、提升合规性。
合思服务体系保障全面专业服务
合思秉承以客户为中心的服务理念，构建了全面、专业的服务体系。
公司分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，拥有强大的研发实力，能够不断推出创新的产品和服务。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、高效的服务。
合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
合思档案引领电子凭证数字化转型未来可期
总结合思档案在电子凭证数字化转型中的重要作用，我们可以看到，它不仅有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面，还为企业提供了切实可行的会计档案信息化管理解决方案。
越来越多的企业选择合思档案，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，这充分体现了合思档案的价值和优势。未来，电子凭证全流程无纸化将成为财务数智化的主流趋势，合思档案有望在这一进程中发挥更大的作用。
