在当今数字化浪潮席卷的时代，企业对于财务数智化的需求愈发迫切。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖出更多净利润，在行业内树立了良好的口碑。
基于合思档案在行业应用中的深度应用与丰富案例经验，合思精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了具有极高参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。而好想你健康食品股份有限公司，作为1992年成立、2011年在深交所中小板上市的红枣行业上市公司，具有一定的代表性。因此，合思选择好想你作为典型案例进行深入剖析，为更多企业提供可借鉴的经验。
好想你业务困局：档案管理痛点凸显
好想你健康食品股份有限公司，品牌价值高达154.21亿元，拥有1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数和500 + 企业人数。然而，在如此庞大的业务规模下，公司的档案管理却面临着诸多困境。
在财务归档环节，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于人工操作的局限性，档案遗失情况难以避免，这不仅影响了财务工作的准确性，还增加了后续核查的工作量。
纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间。员工无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，在需要紧急查阅档案时，往往会因为查找困难而耽误业务进程。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大。公司需要专门的仓库来存放档案，同时还需要安排专人进行档案的整理、保管和借阅登记等工作，成本居高不下。
合思方案：票据处理自动化破局之道
针对好想你公司在档案管理方面的痛点，合思提供了一套全面的解决方案，以票据处理自动化为核心，助力好想你实现档案管理的转型升级。
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打破壁垒数据同源
合思通过先进的技术手段，实现了票据处理自动化，打破了数据之间的壁垒，确保财务数据同源。财务人员可以便捷地利用系统，一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，大大提高了工作效率。以往需要花费大量时间核对的工作，现在通过系统的自动化处理，瞬间即可完成，有效提升了财务工作的准确性和及时性。 -
自动组装审计便捷
在审计环节，合思的解决方案实现了票据处理自动化和档案数据的自动组装。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，极大地提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案信息，减少了人工查找和核对的工作量，同时也提高了审计结果的准确性和可靠性。 -
实物高效管理
合思借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这一创新的管理方式，不仅提高了档案查阅的效率，还降低了实物档案管理的成本和风险。
方案实施：步步为营稳步推进
合思在为好想你提供解决方案时，采取了严谨的实施步骤，确保方案能够顺利落地。
首先，合思对好想你公司的财务档案管理现状进行了全面调研和评估。通过与好想你公司的财务人员深入沟通，了解他们在工作中遇到的痛点和需求，为制定个性化的解决方案提供了依据。
然后，根据调研结果，合思的专业团队制定了详细的解决方案。在方案中，充分运用了票据处理自动化技术，结合合思档案的功能蓝图，如智能采集和预归档服务等，确保能够高效地采集和处理好想你公司的档案数据。
智能采集方面，合思利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现了票据处理自动化和档案数据的快速采集。预归档服务则通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集的数据进行初步处理和整合，为后续的档案管理工作奠定了基础。
接着，合思对好想你公司的财务人员进行了系统培训。培训内容包括系统的操作方法、票据处理自动化的流程以及档案管理的注意事项等，确保财务人员能够熟练使用合思档案系统，充分发挥系统的功能。
在实施过程中，合思逐步推进数据迁移和系统对接工作。为了保障业务的平稳过渡，合思采用了分阶段、分模块的实施策略，避免了对好想你公司正常业务的影响。同时，合思的技术团队实时监控系统的运行情况，及时解决出现的问题，确保系统的稳定运行。
成果展现：显著效益见证实力
经过一段时间的实施和优化，合思为好想你提供的解决方案取得了显著的成果。
在人工耗时方面，通过票据处理自动化和档案管理的数字化转型，好想你公司减少了90%的人工耗时。财务人员从繁琐的档案整理和核对工作中解放出来，可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
总部接收档案的管理耗时减少了80%。以往总部需要花费大量时间接收和整理各个归档主体的档案，现在通过合思的系统，档案可以自动上传和整合，大大提高了总部的工作效率。
借阅管理方面，减少了67%的管理耗时。员工可以通过系统在线申请借阅档案，系统自动审批并提供档案的查阅权限，实现了档案借阅的自动化和信息化。
在成本控制方面，预计好想你公司每年可减少综合成本20万元。这主要得益于票据处理自动化带来的人力成本降低、空间成本节约以及档案管理效率提升等因素。
客户反馈：高度认可彰显价值
好想你公司对合思提供的解决方案非常满意。该方案极大地提高了财务档案管理的效率，降低了成本，解决了长期以来困扰公司的档案管理难题，为公司的发展提供了有力支持。
好想你公司的财务人员表示，票据处理自动化让他们的工作变得更加轻松和高效。以往需要花费大量时间和精力的档案管理工作，现在通过系统的自动化处理，变得简单快捷。同时，系统的精准查找和实时调阅功能，也为他们的工作提供了极大的便利。
行动号召：携手合思开启新篇
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。他们通过合思的财务数智化解决方案，提升了企业的核心竞争力，让有限的资源发挥出更大的效益。
如果您的企业也面临着档案管理难题，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，帮助您实现票据处理自动化和财务档案管理的数字化转型。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，免费试用合思的产品和服务，开启企业财务数智化的新篇章。
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