在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子会计档案管理在数电票时代的重要性愈发凸显。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理正面临前所未有的新挑战。数电票需要经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，在纸电混合时代，企业在传统档案管理中面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本花费巨大、储存占地且档案数据难以分析利用而烦恼。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗费时间、需手动逐一匹配核对的枯燥繁复工作中。业务人员在出差、招待后，报销纸质票据流程繁琐，这也极大地影响了工作效率。
传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，这是高显性成本的体现。手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用，这些则是高隐形成本的困扰。电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏，这些高合规风险也让企业管理者忧心忡忡。
从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存及数据存储线下载体的问题。因此，电子会计档案无疑是企业数字化建设的必然选择，而这也与电子票据法规的要求相契合。
合思档案综合方案：满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，如同一位贴心的管家，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案更是独具优势，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在实物流转方面，涵盖了业务流转、档案采集、档案制档、档案管理和财务入账等环节。而电轨运行则是线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，档案数据之间建立了完整勾稽关系。纸质原文件混序归档，会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规，符合电子票据法规的要求。
档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，为企业的个性化需求提供了有力支持。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，这与电子票据法规对档案完整性和合规性的要求高度一致。
合思档案核心功能：专业创新之选
合思档案在电子会计档案管理方面具有诸多核心功能和优势，展现了其专业性和创新性。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还提供多种便捷手动数据补录方式，确保数据采集的全面性和准确性，符合电子票据法规对数据采集的相关规定。
智能制档功能通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能减少了90%人工匹配工作量，还提供关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，为企业的财务管理提供了有力支持，也符合电子票据法规对档案管理智能化的要求。
专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强、更“灵活”，有助于企业更好地管理档案，符合电子票据法规对档案存储和格式的要求。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，严格遵循电子票据法规对档案质量检测的要求。
合思档案应用案例：显著成效见证
通过实际应用场景和案例，我们可以看到合思档案如何帮助企业解决具体问题并取得显著成效。
对于年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题一直困扰着企业。合思档案的解决方案是多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本，符合电子票据法规对企业档案管理效率和成本控制的要求。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，体现了合思档案在帮助企业满足电子票据法规要求的同时，实现了环保和成本控制的双赢。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理存在诸多问题、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案。管理成效实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为企业在电子票据法规的框架下，实现了高效、合规的档案管理。
某中国最大的K12民办教育集团之一面临低效的档案管理现状，在采集、存储、整理和利用等环节存在诸多问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，符合电子票据法规对教育行业档案管理的要求。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”原则，聆听用户需求进行产品迭代，能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。
合思档案拥有广泛的服务网络，在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可抓住机遇，选择合思档案开启高效、合规的电子会计档案管理之旅。现在，你可以免费试用合思档案，体验其卓越的功能和服务，让电子会计档案管理变得更加轻松高效！
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