在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场变革中积极探索前行。它成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，现实却不尽如人意，整体流程依旧复杂，系统壁垒高耸，与预期的转型目标存在较大差距。这也凸显了企业在财务数字化方面迫切需要解决的需求与挑战，尤其是在线费用审核方面的难题。
转型痛点：在线费用审核困境重重
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多系统操作混乱合规难题凸显
动力源在费用管理上，员工申请单需在各系统间频繁切换提交，操作体验极差。财务人员还得手工将报销数据录入系统，发票验真、查重也靠手工进行，这就导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，使得在线费用审核工作效率低下，合规性也难以保障。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，在在线费用审核环节无法对业务运营及时操偏，影响了企业的决策效率。 -
业务复杂报销模式繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作极为繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性，让在线费用审核工作难上加难。 -
组织复杂流程繁复操作重复
公司组织架构迅速扩展到全国，导致管理程度不一致。总部和分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，给在线费用审核带来了极大的困扰。
合思方案：在线费用审核全新变革
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系统集成打破数据孤岛
合思在系统集成方面展现出强大的实力。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这一举措实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作，为在线费用审核提供了准确、实时的数据支持。 -
无需报销提升员工体验
合思的无需报销模式为动力源带来了全新的变化。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作简化了在线费用审核流程，提高了工作效率。 -
强大连接能力加速业务流转
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让在线费用审核更加高效、便捷。
实施步骤：在线费用审核有序推进
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全面调研精准定位
合思团队首先对动力源的现有系统和业务流程进行了全面调研。深入了解动力源在在线费用审核等方面的具体需求和痛点，为后续的系统集成和解决方案定制提供了坚实的依据。通过详细的调研，合思能够精准把握动力源的问题所在，制定出针对性的解决方案。 -
系统对接稳定运行
按照既定方案，合思逐步完成了HR系统、BPM系统等与合思费控的对接工作。在对接过程中，严格确保数据的准确同步和系统的稳定运行。这一阶段的工作为在线费用审核的顺利开展奠定了基础，使得各系统之间能够实现数据的流畅交互。 -
员工培训提升效率
为了让动力源的员工更好地适应新系统，合思对员工进行了培训。培训内容包括新系统的操作流程和功能，使员工能够熟悉并熟练运用新系统。通过培训，员工的使用体验得到了提高，工作效率也大幅提升，进一步优化了在线费用审核的工作流程。
成果效益：在线费用审核成效显著
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效率提升成本节约
合思的解决方案让动力源的效率提升显著。员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这一成果充分体现了在线费用审核流程优化后带来的巨大效益，为企业节省了大量的时间和成本。 -
员工体验大幅提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了极大的便利，也提高了员工对在线费用审核工作的满意度。 -
财务管控更加合规
在财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，提升了在线费用审核的质量和效率。 -
管理决策更加精准
管理层面上，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，让在线费用审核为企业的管理决策提供了有力支持。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案，尤其是在线费用审核的优化，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临财务数字化转型的难题，不妨选择合思。现在可以免费试用合思的财务数字化解决方案，体验在线费用审核带来的高效与便捷，让有限更有效。
