在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标已明确，企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的管理要求。
与此同时，纸电混合时代的企业财务档案管理问题丛生。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用的困境；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时，需手动逐一匹配、核对确认的繁琐工作中；业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程繁琐又耗时。此外，纸质档案还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，对档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力易导致纸质档案损坏等问题。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业发票流程优化提供了有力支持。
破局之钥：合思档案解决方案
合思档案为企业带来了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
对于 CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，实现降本增效与绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控与分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。通过合思档案，企业的发票流程优化得以全面推进。
功能大观：合思档案产品功能概览
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全生命周期管理：护航档案全程
合思档案提供电子会计档案全生命周期管理服务。智能采集环节，通过规则引擎、业务映射等实现外部生态数据采集，借助 EAI 插件、API 接口等实现内部数据采集。预归档服务中，具备自动归档、业务检测等功能。基础管理涵盖档号管理、账套管理等。档案服务包括全文检索、档案借阅等，为发票流程优化提供了全方位的管理支撑。 -
多源采集：数据获取的多元通道
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保发票等数据的全面采集。 -
智能制档：高效整合档案数据
会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，进一步优化发票相关档案的管理。 -
档案管理：精细管控与灵活拓展
权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，保障发票档案管理的安全性与灵活性。
核心亮点：合思档案独特优势
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便捷调阅：打破空间限制
合思档案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，极大地优化了发票流程中的查阅环节。 -
双模式检测：保障数据质量
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为发票流程中的数据质量提供了可靠保障。 -
大数据解决方案：海量数据高效处理
支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，在发票流程中能快速处理大量相关数据。 -
实物备查解决方案：纸电关联创新管理
智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，使发票对应的实物档案管理更加高效。
价值体现：合思档案带来的变革
合思档案带来了显著的降本增效效果。可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，实现 100%管理合规性，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”，在发票流程优化中降低了企业的运营成本。
它成为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让发票相关数据在各环节顺畅流通。
合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，为发票流程中的决策提供有力支持。
通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，优化了发票流程的整体效率。
典型场景：合思档案的应用实践
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企业数字化推行：确保全面合规
企业在推行数字化过程中，通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍面临纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。合思档案可保证档案原生性，确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化，在发票流程中保障了数字化转型的顺利进行。 -
数电票管理：全流程闭环服务
在数电票管理方面，合思档案可提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，优化了发票流程中数电票的处理环节。 -
档案调阅：满足精细查询需求
合思档案的共享调阅解决方案可满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，使发票档案的调阅更加高效。 -
实物档案管理：线上线下协同创新
在实物档案管理方面，合思档案的实物备查解决方案可在“纸电混合”阶段，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联，实现实物档案全流程线上化管理，服务实物档案的创新管理和便捷利用，提升了发票对应实物档案的管理水平。
成功案例：合思档案的实力见证
某企业年单据量达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次，在发票流程管理上取得了显著成效。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，优化了发票流程中的档案管理环节。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案等，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，在发票流程优化上效果显著。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，存储环节实物存档占用空间，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理等，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，改善了发票流程中的各项管理环节。
市场定位：合思档案的独特优势
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 + 企业客户，是福布斯中国科技 50 强，通过 SOC1、SOC2 安全认证，信息安全等级保护三级认证。
合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收。
合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为发票流程优化提供了坚实的技术保障。
未来展望与行动号召
合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供更优质的服务和解决方案。
在此，我们呼吁企业抓住数字化转型机遇，选择合思档案，提升财务档案管理效率，实现降本增效、合规经营和低碳运营。您可以通过拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站、关注微信公众号和小程序等方式了解更多信息并联系合思，还可免费试用合思档案，开启发票流程优化的新征程。
