在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的高效运营与合规管理愈发重要。高新兴科技集团作为一家颇具影响力的上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的提供商，一直聚焦于技术创新应用。这家高科技企业每年在研发上的投入占营业收入的10%以上，拥有超过2000项核心知识产权。其规模也不容小觑，员工数量达3000 + 人，国内服务网点有170多个，信息化系统多达5个，年银行回单数10万 + ，发票数15万 + ，电子凭证量30万 + 。然而，在如此庞大的业务数据背后，高新兴在档案管理方面却面临着诸多问题，而合思的解决方案犹如一盏明灯，为其照亮了前行的道路。
档案管理痛点凸显
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成本高企之困
高新兴的档案管理在成本方面存在着较大的压力。在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等一系列操作，这不仅占用了库房空间，还耗费了大量的人员管理成本。而且，借阅流程及实物借出过程繁琐，进一步增加了管理成本。例如，员工在借阅档案时，需要经过多个环节的审批，耗费大量时间和精力。这种高成本的管理方式，无疑给企业的运营带来了沉重的负担。 -
合规隐患之忧
档案管理的合规性是企业运营中不可忽视的重要环节。高新兴在这方面存在着明显的隐患。电子源文件未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规的要求。同时，档案归档规范依靠人工控制，缺乏系统化的控制手段，存在较大的合规性风险。一旦遇到审计等情况，企业可能会面临严重的问题。 -
利用效率之低
目前，高新兴在档案利用方面效率极低。查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，往往需要耗费大量的人力。而且，由于缺乏有效的系统支持，不能实现跨系统调阅，导致工作效率大打折扣。员工在查找档案时，可能需要在多个系统中来回切换，浪费了大量的时间和精力。
合思解决方案破局
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低开发成本互联
合思针对高新兴的问题，提供了低开发成本的解决方案。通过对接各类异构系统，利用生成式接口自动采集档案数据，能够连接NCC、U9、OA、CBS等系统。这种方式大大降低了开发成本，同时提高了数据采集的效率。企业无需投入大量的资金和人力进行系统开发，就能够实现档案数据的自动采集和整合。 -
自动制档提效
合思的解决方案还实现了自动制档功能，能够释放财务人员的精力。凭证数据可以自动匹配组装，通过业务检测保障证据链完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据。这样一来，财务人员无需手动进行繁琐的制档工作，大大提高了工作效率。 -
全场景数字化利用
为了解决高新兴档案利用效率低的问题，合思提供了档案全场景数字化利用方案。打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，实现了一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。员工只需在一个平台上操作，就能够快速准确地查询到所需的档案信息，大大提高了工作效率。
方案落地有序推进
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数据采集准备
合思通过开放式接口互联实现档案数据的自主采集。在采集过程中，大文件会自动切割，数电票会进行自动化解析，为后续的制档工作做好准备。这种方式确保了数据采集的准确性和高效性，为后续的制档工作奠定了坚实的基础。 -
智能制档保障
按照智能关联、自动组装的规则，合思对采集到的数据进行制档。同时，进行四性检测、业务检测，确保档案质量。通过严格的检测流程，保证了档案的准确性和合规性，为企业的档案管理提供了有力的保障。 -
管理精细把控
在档案管理方面，合思设置了精准权限管控，灵活扩展档案目录，进行水印管理，保证档号符合国标要求。这种精细化的管理方式，确保了档案的安全性和规范性，为企业的档案管理提供了全方位的保障。
成果效益显著提升
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效率大幅提升
高新兴在使用合思的解决方案后，归档效率提升了90%。原本繁琐的档案管理工作变得轻松高效，员工能够将更多的时间和精力投入到核心业务中。例如，在报销流程中，档案的归档时间从原来的数天缩短到了几个小时，大大提高了工作效率。 -
成本有效降低
合思的解决方案还为企业年节约成本30万 + 。通过降低档案管理成本，提高工作效率，企业的运营成本得到了有效控制。这对于企业来说，无疑是一笔可观的收益。
客户好评高度认可
高新兴对合思的解决方案给予了高度评价。合思的解决方案有效解决了他们在档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本，让他们能够更加专注于核心业务的发展。企业管理层表示，与合思的合作是一次非常成功的尝试，为企业的发展带来了积极的影响。
在当前的企业运营中，在线合规管理已经成为了企业发展的关键因素。高新兴科技集团与合思的成功合作，为其他企业提供了一个良好的范例。如果您的企业也面临着类似的档案管理难题，不妨选择合思。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有丰富的经验和专业的团队，能够为您提供全方位的财务数智化服务，帮助您实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com 。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受在线合规管理带来的便利和效益。
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