在企业的运营管理中，档案管理是一项至关重要却又常常被忽视的工作。良好的档案管理能够提高企业的运营效率、降低成本，并确保企业的合规经营。金牌橱柜家居科技股份有限公司通过引入合思档案，实现了智能化档案管理的重大突破。档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时降低了 80%，预估每年节省总体成本 30 万以上，档案合规性更是达到了 100%。这些显著的成效，让我们看到了智能化档案管理的巨大价值。
金牌橱柜：高端定制背后的档案管理挑战
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定的“智能制造示范企业”。在其辉煌的发展历程背后，档案管理却面临着诸多挑战。
在档案整理环节，会计档案分散在各个系统中，形成了一个个数据孤岛。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。这不仅耗费了大量的时间和人力，还容易出现错误。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理部门。这种交接过程增加了管理的复杂性和风险。
在存储环节，公司采用独立档案室管理纸质档案的方式。管理和利用主要依赖于纸质档案，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率极其低下。
合思方案：量身定制的智能化档案管理之道
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思提供了一套专业且针对性强的解决方案，开启了智能化档案管理的新征程。
– 统一存储打破孤岛
合思打破了数据之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合。统一的储存方式、标准和管理模式，让原本分散的数据汇聚在一起，形成了一个有机的整体。这就好比将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，方便企业进行管理和利用。
– 完整业务证据链搭建
合思搭建了会计资料之间的紧密关系，实现了以业务为核心的证据链条。业财一体双向穿透，让企业能够清晰地了解每一笔业务的来龙去脉。无论是财务人员进行账务处理，还是管理人员进行决策分析，都能够获得准确、完整的信息支持。
– 数据共享一站式查阅
通过聚合化、结构化和业务化的档案数据呈现，合思为企业打造了一棵会计资料的结构树。工作人员可以在一站式平台上便捷高效地查阅所需档案。就像在图书馆中，通过清晰的索引能够快速找到自己需要的书籍一样，大大提高了工作效率。
– 银行回单无纸化管理
海量的银行回单是企业档案管理中的一大难题。合思实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面推行无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，还降低了人工处理的成本，助力企业降本增效。
显著成效：数据见证智能化档案管理的力量
合思的解决方案在金牌橱柜得到了全面实施，并取得了令人瞩目的成效。
– 效率提升
档案整理与查询大提速：档案匹配耗时减少 84%，这意味着原本需要大量时间和精力的档案整理工作，现在可以在更短的时间内完成。工作人员再也不用为繁琐的手工匹配而烦恼，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案查询耗时减少 80%，让企业在需要查阅档案时能够迅速获取所需信息。无论是内部审计、外部监管还是日常业务决策，都能够得到及时、准确的档案支持。
– 成本节约
每年节省 30 万+：通过智能化档案管理，金牌橱柜预估每年能够节省总体成本 30 万以上。这主要体现在人力成本的降低、纸张和存储空间的节省以及工作效率提升带来的间接收益等方面。在当前经济环境下，企业的每一分成本节约都显得尤为重要，合思的解决方案为金牌橱柜实现了实实在在的降本增效。
– 合规保障
档案合规性达 100%：档案合规是企业运营的重要保障。合思的解决方案确保了金牌橱柜的档案管理完全符合相关法律法规和企业内部规定。档案合规性达到 100%，让企业在面对各种审计和监管时能够从容应对，避免了因档案不合规而带来的风险和损失。
未来展望：携手共进续写智能化档案管理新辉煌
虽然目前暂未获取到金牌橱柜相关人员的反馈内容，但从显著的成效中我们可以想象，他们对合思的解决方案一定是高度认可的。合思与金牌橱柜的合作是一次成功的典范，为双方未来的合作奠定了坚实的基础。
在未来，我们有理由相信，双方将继续携手共进，不断深化智能化档案管理的应用。随着企业的发展和业务的拓展，档案管理的需求也会不断变化。合思将凭借其先进的技术和丰富的经验，为金牌橱柜提供更加优质、高效的服务。双方将共同探索更多的应用场景和创新模式，进一步提升企业的档案管理水平和运营效率。
行动号召：开启您的智能化档案管理之旅
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。我们能够为企业提供全方位的财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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