在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型之路上有着深刻的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地意识到财务数字化转型和业财融合的重要性，开启了漫长的系统自研之旅。然而，理想很丰满，现实却很骨感。自研系统虽然投入了大量的时间和精力，但整体流程依然复杂，系统之间的壁垒高筑，与预期的转型效果差距较大。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，期望借助合思专业的财务优化方案，解决现有问题，实现财务数字化的突破。
业务迷局：动力源的财务痛点剖析
动力源的业务架构犹如一座庞大而复杂的迷宫。公司拥有约2400名员工，下辖8家子公司、全国30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部的组织架构也十分繁杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
在这样复杂的业务背景下，动力源的财务痛点逐渐凸显。首先是多系统操作体验差、手工录入合规难的问题。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统之间来回切换，就像在不同的房间里寻找钥匙一样繁琐。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后也是一大难题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这就好比各个部门之间缺乏有效的沟通桥梁，信息传递不畅。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整和优化。
再者，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了财务处理的难度。
破局之钥：合思财务优化方案登场
面对动力源的诸多财务痛点，合思为其量身定制了一套全面的财务优化方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就好比为动力源搭建了一个统一的信息平台，让各个系统之间能够实现无缝对接，数据能够自由流通。
合思还推出了无需报销模式，这一模式为动力源的业务人员带来了极大的便利。业务人员因公消费时可以免垫资、免开票，大大提升了他们的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保每一笔消费都合规。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一系列的自动化操作，让财务工作变得更加高效、准确。
合思的系统连接能力也十分强大。其采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
落地征程：财务优化方案实施步骤
合思的财务优化方案实施过程有条不紊。首先是进行系统集成，这是整个方案的基础。通过技术手段，实现动力源HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步。这一步骤就像是为大厦打下坚实的地基，确保后续的工作能够顺利开展。
接着，合思开始推广无需报销模式。通过培训和宣传，让员工了解因公消费免垫资、免开票等便利，引导员工使用合思商城进行消费。这一过程需要耐心和细心，就像播种一样，需要精心呵护，让员工逐渐接受并习惯这种新的报销模式。
在方案实施过程中，合思还不断优化系统连接。随着业务的发展和变化，确保业务数据跨系统同步应用的高效性是至关重要的。这就好比对一辆汽车进行定期保养和调试，让它始终保持最佳的运行状态。
成效彰显：财务优化方案带来的变革
合思的财务优化方案为动力源带来了显著的成果和效益。
多系统集成让数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这就好比原来需要几天才能走完的路程，现在只需要一天就能轻松到达。
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的基础工作中解放出来，有更多的时间和精力去从事更有价值的财务分析和决策支持工作。
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正做到了轻松消费、便捷报销。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员节省了更多精力去做更有价值的工作。
客户赞誉与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的服务给予了高度评价：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
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