在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。2025年数电票全覆盖的目标正稳步推进，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，电子发票接收在政策上合法合规。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设的短板亟待补齐。
数电票管理有着特殊要求，它须经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
与此同时，纸电混合时代也给企业带来了诸多难题。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要耗费大量资金用于存储，还占用大量空间。而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对企业的决策造成了一定的阻碍。财务人员则面临着档案数据量大、整理耗时的问题，手动逐一匹配核对确认等工作枯燥繁复，大大降低了工作效率。业务人员在出差招待后，报销纸质票据留存上交流程繁琐，也影响了工作的便捷性。此外，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。在这样的背景下，合思档案应运而生。
专属方案：满足多元角色需求
合思档案充分考虑了企业不同角色的需求，为CEO/高管、归档员/财务以及外部审计等提供了针对性的解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。在当前经济环境下，企业数字化转型至关重要，合思档案可以提升企业财务数据整理的效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，打响数字化转型的决胜之战。
对于归档员/财务而言，合思档案可以提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，让财务数据整理工作更加轻松。
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅，权限也能一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，提高了审计工作的效率。
合思档案不仅为不同角色提供了专属解决方案，还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。它广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业的财务数据整理提供了全面而高效的支持。
核心优势：凸显电子档案特色
合思档案在电子会计档案管理方面具有一系列核心功能与优势，这些优势使其在市场中脱颖而出。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，还预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也有独特的优势。它支持手动采集、自主补录，如单张PDF大文件、多张回单/发票可以自动切割，还能自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为财务数据整理提供了多样化的采集方式。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化，让财务人员能够实时了解工作进展。此外，字段映射查阅便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提升了财务数据整理的智能化水平。
专用格式版式文件也是合思档案的重要特色。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案的可扩展性更强，为财务数据整理提供了更灵活的存储方式。
合思档案还拥有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，确保了财务数据整理的准确性和合规性。
实战案例：见证实际应用成效
合思档案在不同企业的应用场景中都取得了显著的成效，下面为大家介绍几个实际案例。
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，实现了业务、财务数据应收尽收。通过自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。最终，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，各项数据指标良好，财务数据整理工作得到了极大的改善。
一家共享中心统建的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，该企业实现了标准化落地，确保了电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率大幅提升，存储空间成本和纸张打印成本明显减少，财务数据整理更加规范高效。
对于多系统数据互联的企业，其档案管理现状低效，存在诸多痛点。合思档案的数据集成方案是广泛连接、标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，能够实现数据应收尽收。业务检测方案采用精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，预估节省总成本可观，为企业的财务数据整理提供了全面的解决方案。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理现状。合思档案的数据集成方案是按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案是按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理方案完成了电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。最终，该集团形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，财务数据整理工作得到了全面的优化。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的实践经验，帮助众多企业解决了档案管理痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让企业在数电票时代更具竞争力。
合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序。企业可通过多种方式联系合思，开启财务数据整理的数字化之旅。合思秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，聆听用户需求。如果您的企业也想在数电票时代实现财务档案管理的数字化转型，不妨点击免费试用，体验合思档案的强大功能。
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